Jak długo przechowywać faktury?

Dla wielu przedsiębiorców faktury to codzienne, operacyjne dokumenty - dowody zakupu, podstawy do płatności, elementy księgowości. W rzeczywistości ich rola jest znacznie głębsza. Stanowią one prawno-finansowy kręgosłup firmy, zapis jej historii gospodarczej i kluczowy materiał dowodowy w relacjach z kontrahentami oraz organami państwa. Prawidłowa archiwizacja faktur nie jest więc biurokratycznym wymysłem, lecz fundamentalnym elementem zarządzania ryzykiem. To tarcza, która chroni firmę przed dotkliwymi sankcjami finansowymi i prawnymi, a także podstawa do skutecznej obrony swoich praw podczas kontroli podatkowej.

Zaniedbanie obowiązku archiwizacji, jego błędna interpretacja lub przedwczesne zniszczenie dokumentacji to prosta droga do poważnych problemów. Może to skutkować zakwestionowaniem rozliczeń podatkowych, utratą prawa do odliczenia podatku VAT, a w konsekwencji nałożeniem wysokich kar i odsetek. Niniejszy artykuł w sposób kompleksowy demistyfikuje przepisy dotyczące przechowywania faktur.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Powszechnie znana zasada "5 lat" jest jednym z najbardziej mylących uproszczeń w polskim prawie podatkowym. Choć liczba ta jest prawidłowa, kluczowe znaczenie ma zrozumienie, od jakiego momentu należy rozpocząć jej liczenie. W rzeczywistości okres przechowywania faktur jest nierozerwalnie związany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego - pojęciem dynamicznym, które w określonych okolicznościach może ulec znacznemu wydłużeniu.

Podstawa prawna przechowywania dokumentów

Podstawą prawną określającą okres przechowywania dokumentacji podatkowej jest Art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To właśnie ten przepis stanowi fundament dla obowiązku archiwizacyjnego.  

Kluczowe jest tu zrozumienie, że punktem startowym do liczenia pięcioletniego terminu nie jest data wystawienia faktury ani data transakcji. Jest nim koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął ustawowy termin na zapłatę podatku (np. VAT, PIT, CIT), który z danej faktury wynika. Ten niuans ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego ustalenia okresu archiwizacji.  

Zasada ta znajduje swoje bezpośrednie potwierdzenie w przepisach branżowych. Art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług wprost stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje oraz wszystkie dokumenty związane z rozliczaniem podatku, w szczególności faktury, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ten sposób przepisy tworzą spójny i logiczny system.  

Termin przechowywania dokumentacji finansowej - przykład

Konsekwencją takiego sposobu liczenia terminu jest fakt, że w praktyce okres przechowywania dokumentów jest niemal zawsze dłuższy niż równe 5 lat. W zależności od rodzaju podatku i momentu transakcji, może on wynosić prawie 6, a nawet blisko 7 lat. Rozważmy następujący scenariusz:

1. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę kosztową w styczniu 2024 roku. Faktura ta dokumentuje wydatek, który wpływa na rozliczenie podatku VAT.
2. Podatek VAT za styczeń 2024 roku jest płatny do 25 lutego 2024 roku. Termin płatności podatku przypada więc w roku 2024.
3. Zgodnie z Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, pięcioletni okres przedawnienia (a tym samym przechowywania) liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności, czyli od końca 2024 roku.
4. Okres przechowywania biegnie zatem przez całe lata: 2025, 2026, 2027, 2028 i 2029.
5. Oznacza to, że fakturę ze stycznia 2024 roku należy bezpiecznie przechowywać aż do 31 grudnia 2029 roku. Od momentu transakcji mija więc niemal 6 lat.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku podatków rozliczanych rocznie, jak podatek dochodowy (CIT). Jeśli faktura dotyczy kosztu zaliczanego do rozliczenia rocznego za 2024 rok, termin płatności podatku CIT za ten rok upływa najczęściej 31 marca 2025 roku. W tym przypadku pięcioletni okres liczymy od końca 2025 roku, co oznacza, że obowiązek przechowywania dokumentacji trwa aż do 31 grudnia 2030 roku - czyli niemal 7 lat od daty transakcji. Zrozumienie tej mechaniki jest kluczowe, aby uniknąć błędu polegającego na przedwczesnym zniszczeniu dokumentów.  

Kiedy obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej się wydłuża?

Przedawnienie zobowiązania podatkowego nie jest procesem, który zawsze przebiega biernie i niezakłócenie. Ustawodawca przewidział szereg okoliczności, w których bieg pięcioletniego terminu może zostać wstrzymany (zawieszony) lub całkowicie zresetowany (przerwany). W takich sytuacjach obowiązek archiwizacji dokumentów automatycznie się wydłuża.

Zawieszenie biegu terminu przedawnienia 

Zawieszenie to okresowa "pauza" w liczeniu pięcioletniego terminu. Czas, w którym bieg terminu jest zawieszony, nie wlicza się do okresu przedawnienia. Po ustaniu przyczyny zawieszenia, bieg terminu jest kontynuowany (a nie liczony od nowa). Najczęstsze przyczyny zawieszenia, określone w Art. 70 Ordynacji podatkowej, to :  

• Wszczęcie postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia czynu wiąże się z niewykonaniem danego zobowiązania. Jest to częsta praktyka organów podatkowych, zwłaszcza gdy kontrola dotyczy okresu, który wkrótce ma się przedawnić.  
• Wniesienie skargi do sądu administracyjnego na decyzję organu podatkowego.
• Wydanie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku lub rozłożeniu go na raty.  

Przerwanie biegu terminu przedawnienia

Przerwanie to zdarzenie o znacznie dalej idących skutkach. Powoduje ono, że pięcioletni licznik zostaje "zresetowany", a po ustaniu przyczyny przerwania, termin przedawnienia zaczyna biec od nowa w pełnym, pięcioletnim wymiarze. Główne przyczyny przerwania to :  

• Zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony (np. zajęcie wynagrodzenia, rachunku bankowego czy ruchomości).
• Ogłoszenie upadłości podatnika.

Z tych regulacji płynie niezwykle ważny wniosek: obowiązek archiwizacji jest dynamiczny i ściśle powiązany z bieżącą sytuacją prawno-podatkową firmy. Przedsiębiorca nie może mechanicznie niszczyć dokumentów po upływie standardowego okresu. Musi mieć absolutną pewność, że żaden z okresów rozliczeniowych, których dotyczy dokumentacja, nie jest objęty kontrolą podatkową, postępowaniem karno-skarbowym, sporem sądowym czy egzekucją. W przeciwnym razie, zniszczenie dokumentów może zostać uznane za utrudnianie kontroli i prowadzić do poważnych konsekwencji.

Konwergencja przepisów - Ustawa o rachunkowości a Ordynacja podatkowa

Dodatkową warstwę regulacyjną stanowi ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Art. 74 tej ustawy również określa minimalne okresy przechowywania dokumentacji, które w wielu przypadkach wynoszą 5 lat. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych (w tym faktur) oraz zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych.  

Na pierwszy rzut oka terminy te wydają się zbieżne, jednak kluczowa różnica leży w sposobie ich liczenia. Ustawa o rachunkowości często liczy terminy od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, lub od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W praktyce, w przypadku dokumentów takich jak faktury, które są jednocześnie dowodem księgowym i dokumentem kluczowym dla celów podatkowych, należy stosować zasadę ostrożności. Oznacza to, że dokumentację należy przechowywać przez okres dłuższy, wynikający z potencjalnie nakładających się na siebie reżimów prawnych. W tym przypadku nadrzędny i bardziej restrykcyjny jest termin wynikający z Ordynacji podatkowej, ponieważ jest on powiązany z ryzykiem kontroli i możliwością dochodzenia zobowiązań przez organy skarbowe.

W jakiej formie przechowywać faktury? Papier, skan czy chmura?

Współczesne prawo podatkowe wychodzi naprzeciw cyfrowej transformacji biznesu, dając przedsiębiorcom znaczną swobodę w wyborze metody archiwizacji dokumentów. Kluczową zasadą jest to, że forma (papierowa czy elektroniczna) jest drugorzędna. Najważniejsze jest, aby wybrana metoda gwarantowała niezmienność, autentyczność i pełną dostępność dokumentów przez cały wymagany prawem okres. Archiwizacja elektroniczna jest nie tylko w pełni dozwolona, ale przy zachowaniu odpowiednich procedur, często okazuje się bezpieczniejsza i bardziej efektywna niż tradycyjne archiwa papierowe.

Równość formatów: Wolność wyboru dla przedsiębiorcy

Fundamentem nowoczesnego podejścia do archiwizacji jest Art. 112a ustawy o VAT, który jednoznacznie zrównuje status prawny faktur papierowych i elektronicznych. Przepis ten daje podatnikom prawo do wyboru sposobu przechowywania faktur, niezależnie od ich pierwotnej formy.  

Oznacza to, że proces digitalizacji, czyli skanowania faktur otrzymanych w formie papierowej i przechowywania ich wyłącznie w formie cyfrowej, jest w pełni legalny i akceptowany przez organy podatkowe. Po dokonaniu prawidłowego, czytelnego skanu i zabezpieczeniu go w systemie archiwizacyjnym, papierowy oryginał może zostać zniszczony. Jest to niezwykle ważna informacja dla firm, które chcą zredukować koszty i powierzchnię związaną z utrzymywaniem fizycznych archiwów.  

Co więcej, polskie przepisy nie narzucają obowiązku przechowywania faktur w tej samej formie, w jakiej zostały otrzymane. Otrzymaną fakturę papierową można zeskanować, a fakturę elektroniczną (np. plik PDF) można wydrukować i przechowywać w formie papierowej, choć ten drugi scenariusz jest z perspektywy efektywności krokiem wstecz. Wybór należy do przedsiębiorcy.  

Trzy filary prawidłowej archiwizacji (nie tylko elektronicznej)

Niezależnie od wybranej formy – papierowej czy elektronicznej – Art. 112a ustawy o VAT nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia trzech kluczowych cech przechowywanych faktur przez cały okres archiwizacji :  

Autentyczność pochodzenia

Oznacza pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, który wystawił fakturę. W praktyce nie chodzi tu jedynie o podpis elektroniczny. Autentyczność można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które tworzą wiarygodną ścieżkę audytu. Taka ścieżka pozwala na jednoznaczne powiązanie faktury z konkretnym zamówieniem, umową, protokołem odbioru towaru lub potwierdzeniem wykonania usługi.  

Integralność treści

To gwarancja, że dane zawarte na fakturze nie zostały w żaden sposób zmienione od momentu jej wystawienia lub otrzymania. W przypadku dokumentów papierowych ochrona polega na ich fizycznym zabezpieczeniu. W świecie cyfrowym integralność zapewnia się poprzez stosowanie formatów nieedytowalnych (np. PDF), systemów informatycznych z kontrolą wersji, bezpiecznych platform do wymiany dokumentów (EDI) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.  

Czytelność

Dokument musi być możliwy do odczytania dla człowieka przez cały wymagany okres przechowywania. Wymóg ten dotyczy zarówno blaknącego z czasem tuszu na fakturach papierowych, jak i ryzyka związanego z przestarzałymi formatami plików cyfrowych czy degradacją nośników danych.

Zrozumienie tych trzech filarów prowadzi do istotnego wniosku: "przechowywanie elektroniczne" to nie tylko czynność techniczna polegająca na zapisaniu pliku na dysku komputera. To status prawny, który dokument cyfrowy uzyskuje dzięki wdrożeniu odpowiednich procesów. Samo posiadanie pliku JPEG z fakturą na pulpicie, bez zorganizowanej struktury, procedur i backupu, nie spełnia ustawowych wymogów. Aby archiwum cyfrowe było zgodne z prawem, skan musi być czytelny, zapisany w trwałym, nieedytowalnym formacie, umieszczony w logicznie zorganizowanej strukturze folderów i, co kluczowe, objęty systemem regularnego tworzenia kopii zapasowych. Przejście na archiwum cyfrowe to zatem nie tylko decyzja technologiczna, ale przede wszystkim wdrożenie procesu, który nadaje dokumentom w formie cyfrowej pełną moc prawną i dowodową.

Konsekwencje braku przechowywania faktur - co grozi za zaniedbania?

Brak faktury lub całej dokumentacji księgowej to nie jest drobne niedopatrzenie administracyjne. To zdarzenie, które uruchamia prawdziwą kaskadę negatywnych konsekwencji na gruncie prawa podatkowego, karnego skarbowego, a dla niektórych podmiotów również ustawy o rachunkowości. Sankcje są dotkliwe, wielowymiarowe i mogą poważnie zagrozić stabilności finansowej, a nawet dalszemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Ryzyko podatkowe - utrata prawa do odliczeń i koszty

Najbardziej bezpośrednią i odczuwalną finansowo konsekwencją braku faktury kosztowej jest utrata prawa do pomniejszenia swoich zobowiązań podatkowych.

Utrata prawa do odliczenia VAT

Zgodnie z fundamentalną zasadą wyrażoną w Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, faktura jest podstawowym dokumentem uprawniającym podatnika do odliczenia podatku naliczonego. Jej brak podczas kontroli jest najczęstszą i najprostszą dla organu podatkowego podstawą do zakwestionowania odliczenia. Chociaż orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE dopuszcza w wyjątkowych sytuacjach możliwość dowodzenia prawa do odliczenia za pomocą innych środków, jest to proces niezwykle trudny, długotrwały i obarczony wysokim ryzykiem niepowodzenia.  

Zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodu

Analogiczna sytuacja ma miejsce na gruncie podatków dochodowych (PIT i CIT). Brak faktury lub innego dowodu księgowego dokumentującego poniesienie wydatku uniemożliwia zaliczenie go do kosztów uzyskania przychodu. Prowadzi to do sztucznego zawyżenia dochodu do opodatkowania.

Konsekwencja finansowa

Obie powyższe sytuacje prowadzą do tego samego rezultatu – powstania zaległości podatkowej. Organ podatkowy określa prawidłową wysokość podatku, a przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty różnicy wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę.  

Odpowiedzialność Karna Skarbowa - wysokie grzywny i postępowania

Kodeks karny skarbowy (KKS) traktuje nieprawidłowości w dokumentacji jako odrębne czyny zabronione (przestępstwa lub wykroczenia skarbowe), niezależnie od tego, czy doszło do faktycznego uszczuplenia należności publicznoprawnej. Oznacza to, że kara może zostać nałożona nawet wtedy, gdy podatek został zapłacony w prawidłowej wysokości.

Nieprowadzenie księgi (Art. 60 KKS)

Jeżeli braki w dokumentacji są na tyle poważne, że organ uzna, iż księga podatkowa (np. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) de facto nie jest prowadzona lub jest prowadzona w sposób uniemożliwiający określenie podstawy opodatkowania, sprawcy grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych.  

Nierzetelne prowadzenie księgi (Art. 61 KKS)

Nawet jeśli księga jest prowadzona, ale brak w niej pojedynczych faktur lub inne zapisy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, może to zostać zakwalifikowane jako nierzetelne prowadzenie księgi. Za ten czyn również grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych.  

Utrudnianie kontroli (Art. 83 KKS)

Świadome nieokazanie na żądanie organu kontrolującego ksiąg lub innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, w tym faktur, jest odrębnym czynem zabronionym. Może być ono zakwalifikowane jako udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej i podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.  

Aby zrozumieć realną skalę zagrożenia, należy wyjaśnić pojęcie "stawki dziennej". Jej wysokość jest ustalana przez sąd w oparciu o sytuację majątkową i dochody sprawcy, w granicach określonych przez Kodeks karny skarbowy, które są powiązane z minimalnym wynagrodzeniem za pracę. W 2024 roku minimalna stawka dzienna wynosiła ponad 140 zł, a maksymalna mogła przekroczyć 56 000 zł. Oznacza to, że maksymalna grzywna za przestępstwo skarbowe (240 stawek dziennych) może teoretycznie sięgnąć kwoty kilkunastu milionów złotych, choć w praktyce dla małych i średnich przedsiębiorstw są to kwoty rzędu od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Sankcje z Ustawy o rachunkowości

Dla podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości (np. spółek z o.o., spółek akcyjnych) istnieje dodatkowa płaszczyzna odpowiedzialności. Art. 77 ustawy o rachunkowości przewiduje odrębne sankcje karne za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w nich nierzetelnych danych. Za takie czyny grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie.  

Co istotne, odpowiedzialność karna z ustawy o rachunkowości nie wyklucza odpowiedzialności z Kodeksu karnego skarbowego. Oznacza to, że przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg może zostać ukarana na podstawie obu tych ustaw. W przypadku zbiegu dwóch kar grzywny, wykonaniu podlega kara surowsza.  

Potencjalne sankcje za błędy w archiwizacji faktur - zestawienie

Tabela ta jednoznacznie dowodzi, że stawka w grze o prawidłową archiwizację jest znacznie wyższa niż tylko "zapłata zaległego podatku". To złożony system naczyń połączonych, gdzie jedno zaniedbanie może uruchomić lawinę dotkliwych i kosztownych konsekwencji prawnych i finansowych.  

Budowanie spójnego systemu - od wystawienia faktury po jej archiwizację

Prawidłowa i bezpieczna archiwizacja jest ostatnim, ale niezwykle ważnym ogniwem w cyklu życia każdej faktury. Skuteczność tego ostatniego etapu jest jednak nierozerwalnie związana z jakością wszystkich poprzednich kroków - od poprawnego wystawienia dokumentu, przez unikanie typowych błędów, aż po jego bezpieczne przechowanie. Zbudowanie spójnego, przemyślanego systemu zarządzania dokumentami to najlepsza inwestycja w bezpieczeństwo prawne i finansowe firmy.

Archiwizacja jako zwieńczenie procesu fakturowania

Należy pamiętać, że nawet najlepiej zorganizowane i zabezpieczone archiwum nie naprawi błędów popełnionych na wcześniejszych etapach. Przechowywanie przez lata faktury, która od początku była wadliwa, to jedynie odraczanie problemu w czasie. Dlatego kluczowe jest postrzeganie archiwizacji nie jako odizolowanego obowiązku, ale jako naturalnego zwieńczenia całego procesu fakturowania.

Fundamentem bezpiecznej archiwizacji jest dokument, który od samego początku jest kompletny i bezbłędny. Zanim więc faktura trafi do naszego archiwum, musimy mieć absolutną pewność, że wiemy, co musi zawierać faktura VAT. Każdy brakujący element, taki jak NIP nabywcy, data czy prawidłowa stawka podatku, to potencjalny punkt zapalny podczas przyszłej kontroli.

Praktyka biznesowa pokazuje, że pewne pomyłki na fakturach powtarzają się wyjątkowo często, prowadząc do niepotrzebnych korekt i sporów. Zrozumienie, jakie są najczęstsze błędy na fakturach VAT, pozwala wyeliminować ryzyko u samego źródła, zanim wadliwy dokument zostanie zaksięgowany, opłacony i zarchiwizowany na kolejne lata.

Ostatecznie, cały proces sprowadza się do wypracowania solidnych, powtarzalnych procedur w firmie. Wiedza o tym, jak poprawnie wystawiać faktury VAT, jest pierwszym i najważniejszym krokiem do zbudowania systemu, w którym archiwizacja staje się prostym, logicznym i bezpiecznym domknięciem cyklu życia każdego dokumentu finansowego.

Podsumowanie

Zarządzanie archiwizacją faktur, choć regulowane przez złożone przepisy, sprowadza się do kilku kluczowych zasad, które każdy przedsiębiorca powinien wdrożyć w swojej firmie. Poniższa checklista stanowi esencję przedstawionych w artykule informacji:

1. Zasada 5 lat+: Zawsze licz pięcioletni termin przechowywania od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z faktury, a nie od daty jej wystawienia.
2. Monitoruj ryzyko: Bądź świadomy, że tocząca się kontrola podatkowa, postępowanie karno-skarbowe, spór sądowy lub egzekucja administracyjna mogą zawiesić lub przerwać bieg przedawnienia, znacząco wydłużając obowiązek archiwizacji.
3. Wybierz mądrze formę: Digitalizuj dokumenty papierowe, aby oszczędzić miejsce i zwiększyć bezpieczeństwo, ale rób to z głową. Zapewnij autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność cyfrowych kopii przez cały okres przechowywania.
4. Backup to podstawa: Regularnie twórz kopie zapasowe swojego cyfrowego archiwum. Utrata danych jest równoznaczna z utratą dokumentacji i naraża firmę na pełne konsekwencje prawne i podatkowe.
5. Porządek to bezpieczeństwo: Utrzymuj logiczną, chronologiczną strukturę archiwum, z podziałem na okresy rozliczeniowe. Umożliwi to błyskawiczne odnalezienie każdego dokumentu na żądanie organów kontroli.

W dobie powszechnej cyfryzacji i zbliżającego się obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ręczne zarządzanie archiwum staje się procesem nie tylko czasochłonnym, ale również coraz bardziej ryzykownym. Nowoczesne systemy do fakturowania, takie jak PaveNow, nie tylko ułatwiają poprawne i zgodne z przepisami wystawianie dokumentów, ale również w dużej mierze automatyzują proces bezpiecznej archiwizacji. Przechowując faktury w zabezpieczonej chmurze, automatycznie dbają o tworzenie kopii zapasowych, zapewniają stały dostęp do danych i gwarantują zgodność z wymogami dotyczącymi autentyczności, integralności i czytelności, zdejmując z barków przedsiębiorcy znaczną część odpowiedzialności i pozwalając mu skupić się na tym, co najważniejsze - na prowadzeniu biznesu.