E-rēķini Latvijā. Kāpēc finanšu rīkiem jābūt ne tikai ērtiem, bet arī auditējamiem?

Uzņēmuma finanšu digitalizācija bieži sākas ar vienkāršu mērķi: mazāk manuāla darba, mazāk izklājlapu, mazāk e-pastu ar pielikumiem un ātrāka dokumentu aprite. Tas ir svarīgi, jo rēķini, izmaksas, maksājumi un apstiprinājumi komandām var aizņemt daudz laika. Tomēr praksē ērtums ir tikai pirmais pārmaiņu līmenis.

Jo vairāk finanšu procesu uzņēmums pārceļ uz digitāliem rīkiem, jo svarīgāks kļūst nākamais jautājums: vai vēlāk būs iespējams izsekot, kas tieši notika ar dokumentu, kurš pieņēma lēmumu, kad mainījās statuss un uz kāda pamata tika veikta nākamā darbība?

Finansēs ar automatizāciju vien nepietiek. Procesam jābūt ne tikai ātram, bet arī pārskatāmam, kontrolējamam un auditējamam. Tas kļūst īpaši svarīgi laikā, kad Latvija virzās uz plašāku strukturēto e-rēķinu izmantošanu un uzņēmumi gatavojas digitālākai finanšu dokumentu apstrādei.

E-rēķini Latvijā nav tikai tehniska pārmaiņa

Latvija e-rēķinus ievieš pakāpeniski. Saskaņā ar Eiropas Komisijas informāciju par e-rēķiniem Latvijā, obligāta B2B e-rēķinu ieviešana ir paredzēta no 2028. gada 1. janvāra. Arī Latvijas sabiedriskie mediji LSM ziņoja, ka termiņš uzņēmumiem tika pārcelts uz 2028. gadu, lai dotu vairāk laika tehnoloģiskai un organizatoriskai sagatavošanai.

Tas dod uzņēmumiem vairāk laika, taču to nevajadzētu uztvert kā iemeslu atlikt sagatavošanos. E-rēķini nav tikai rēķina formāta maiņa. Tie maina veidu, kā uzņēmumi domā par finanšu dokumentiem, datiem, piekļuvi, statusu izsekošanu un atbildību procesa ietvaros.

Strukturēts rēķins nav vienkārši PDF fails, kas nosūtīts e-pastā. Tas ir dokuments, kuru vajadzētu apstrādāt, apmainīt un uzglabāt tā, lai datus varētu nolasīt, pārbaudīt un izmantot finanšu darba plūsmās. Tas nozīmē, ka iekšējā procesa kvalitāte kļūst tikpat svarīga kā pats rēķina formāts. Latvijas uzņēmumiem šis ir labs brīdis uzdot sev jautājumus:

• kur šobrīd uzņēmumā nonāk rēķini?
• kurš tos pārbauda?
• kurš apstiprina izmaksas?
• kur tiek sekots līdzi maksājumu statusiem?
• kā grāmatvedība saņem pilnīgus datus?
• vai uzņēmums var izsekot, kas notika ar dokumentu?
• kuram ir piekļuve finanšu informācijai?
• vai process būs gatavs mērogam, kad e-rēķini kļūs par standartu?

Ja atbildes balstās uz e-pastiem, izklājlapām un konkrētiem cilvēkiem, uzņēmumam var būt vajadzīgs ne tikai jauns rēķinu izrakstīšanas rīks. Tam var būt vajadzīgs skaidrāks finanšu process.

Finanšu digitalizācija nav tikai mazāk papīra

Daudzos uzņēmumos finanšu digitalizācija joprojām tiek saprasta ļoti šauri. Dokuments vairs netiek drukāts, bet nosūtīts e-pastā. Rēķins vairs neatrodas mapē plauktā, bet tiek glabāts digitālā mapē. Apstiprinājums vairs netiek rakstīts uz papīra, bet gan uzrakstot saziņas platformā. Tas ne vienmēr nozīmē, ka process patiešām ir digitāls.

Ja rēķini ir izkaisīti pa e-pastiem, PDF failiem, izklājlapām, ziņapmaiņas rīkiem un mākoņmapēm, uzņēmumam joprojām var būt kontroles problēma. Dokumenti ir “elektroniski”, bet process paliek manuāls, nekonsekvents un grūti izsekojams. Patiesa finanšu digitalizācija sākas tad, kad uzņēmums zina:

• kur dokuments nonāk,
• kurš par to ir atbildīgs,
• kāds ir tā statuss,
• kurš to apstiprināja,
• kad tas tika nodots tālāk,
• kādi dati no tā tika nolasīti,
• vai dokuments ir gatavs grāmatvedībai,
• kādas saistības tas rada naudas plūsmai.

Tāpēc finanšu digitalizāciju nevajadzētu ierobežot tikai uz dokumentu skenēšanu vai rēķinu nosūtīšanu e-pastā. Tās mērķis ir sakārtot procesu, samazināt kļūdas un izveidot vienotu patiesu avotu finanšu datiem.

Kāpēc auditējamība finansēs ir svarīga?

Auditējamība nozīmē, ka uzņēmums var atjaunot procesa gaitu: no brīža, kad dokuments parādās, līdz tā pārbaudei, apstiprināšanai, uzskaitei, eksportam uz grāmatvedību vai maksājumam. Runa nav tikai par formālu auditu, bet arī par ikdienas kontroli. Praksē auditējamība palīdz atbildēt uz jautājumiem, kas uzņēmumos parādās biežāk, nekā varētu šķist:

• kurš apstiprināja šīs izmaksas?
• kāpēc rēķins tika apmaksāts ar kavējumu?
• vai dokuments jau ir nodots grāmatvedībai?
• kuram ir piekļuve finanšu datiem?
• vai rēķins tika iegrāmatots pareizajā periodā?
• vai izdevumi atbilda budžetam?
• vai maksājums tika veikts, pamatojoties uz apstiprinātu dokumentu?
• kur ir šo izmaksu lēmumu vēsture?

Ja atbildes uz šiem jautājumiem ir paslēptas e-pastos, privātās ziņās vai dažu cilvēku atmiņā, uzņēmumam ir ne tikai organizatoriska, bet arī kontroles problēma. Darbinieka prombūtnes, grāmatveža maiņas, strīda ar partneri vai pārbaudes gadījumā kļūst grūti ātri noskaidrot, kas notika.

Tāpēc auditējamība nav papildinājums tikai lieliem uzņēmumiem. Tā ir veselīga finanšu procesa daļa, kas palīdz MVU strādāt efektīvāk, drošāk un paredzamāk.

Ērts rīks ne vienmēr nozīmē drošu procesu

Izvēloties finanšu rīku, uzņēmumi bieži koncentrējas uz ērtumu: vai rēķinu ir viegli pievienot, vai sistēma prot nolasīt datus, vai dokumentu var ātri nosūtīt grāmatvedībai un vai lietotne darbojas mobilajā telefonā. Tie ir svarīgi elementi, taču tiem nevajadzētu būt vienīgajiem kritērijiem. Finansēs tikpat svarīgi ir tas, vai sistēma palīdz saglabāt kontroli pār procesu. Labam finanšu rīkam būtu jāatbalsta, piemēram:

• lomas un piekļuves līmeņi,
• darbību vēsture pie dokumenta,
• dokumentu un maksājumu statusi,
• izmaksu apstiprināšanas plūsmas,
• kontrole pār to, kurš var apstiprināt izdevumus,
• kārtība izmaksu dokumentos,
• datu eksports uz grāmatvedību,
• finanšu datu konsekvence,
• gaidāmo saistību pārskatāmība.

Bez šiem elementiem uzņēmums var vienkārši pārcelt veco haosu uz jaunu rīku. Papīra dokumentu aprites vietā rodas digitāls juceklis: faili vairākās vietās, neskaidra atbildība un grūtības noteikt, kura datu versija ir aktuāla. Tāpēc finanšu digitalizācijai nevajadzētu sākties ar jautājumu “kurš rīks ir visērtākais?”, bet gan ar jautājumu “kuru procesu mēs vēlamies kontrolēt?”.

E-rēķini padara procesa disciplīnu vēl svarīgāku

Kad e-rēķini kļūs par standartu, uzņēmumiem būs vajadzīga ne tikai spēja izrakstīt strukturētu rēķinu. Tiem būs vajadzīga arī iekšēja disciplīna attiecībā uz to, kā rēķini tiek sagatavoti, saņemti, pārbaudīti, apstiprināti un uzglabāti.

Tas ir svarīgi, jo e-rēķini balstās uz datu kvalitāti. Ja uzņēmuma dati ir nekonsekventi, ja atbildības nav skaidras vai ja dažādi cilvēki dokumentus apstrādā dažādos veidos, digitalizācija var problēmu nevis atrisināt, bet izgaismot. Labam procesam vajadzētu skaidri parādīt:

• kurš sagatavo un nosūta rēķinus,
• kurš saņem piegādātāju rēķinus,
• kurš pārbauda rēķinu datus,
• kurš apstiprina izmaksas pirms maksājuma,
• kā tiek izsekots maksājuma statuss,
• kā grāmatvedība saņem pilnīgu informāciju,
• kur dokumenti tiek glabāti pēc procesa pabeigšanas,
• kā uzņēmums var pārbaudīt darbību vēsturi.

Pāreja uz e-rēķiniem nav tikai IT vai grāmatvedības jautājums. Tas ir biznesa procesa jautājums. Tas ietekmē to, kā uzņēmums kontrolē izmaksas, pārvalda naudas plūsmu, sadarbojas ar grāmatvedību un gatavojas strukturētākai finanšu videi.

Ko Latvija var mācīties no citiem Eiropas tirgiem?

Latvija nav vienīgā Eiropas valsts, kas virzās uz strukturētāku finanšu dokumentu apriti. Līdzīgas pārmaiņas redzamas visā Eiropā, lai gan precīzs tvērums, termiņi un sistēmas dažādos tirgos atšķiras.

Viens piemērs ir Polija. Tur uzņēmumi gatavojas KSeF - Nacionālajai e-rēķinu sistēmai, kas maina veidu, kā strukturēti rēķini tiek izrakstīti, saņemti un apstrādāti. PaveNow šo procesu atbalsta ar īpašu KSeF risinājumu, kas parāda, kā finanšu rīki var palīdzēt uzņēmumiem pāriet no dokumentu apstrādes uz strukturētām un auditējamām darba plūsmām.

Tas nenozīmē, ka KSeF ir tas pats, kas Latvijas e-rēķinu regulējums. Tā ir cita nacionāla sistēma ar saviem noteikumiem. Tomēr tas ir noderīgs piemērs plašākai tendencei: finanšu dokumenti kļūst strukturētāki, digitālāki un ciešāk saistīti ar formāliem procesiem. Latvijas uzņēmumiem praktiskā mācība ir vienkārša. Jo agrāk uzņēmums sakārto lomas, apstiprinājumus, dokumentu statusus un finanšu datus, jo vieglāk tam būs pielāgoties, kad regulatīvās prasības kļūs konkrētākas. Vairāk par PaveNow pieeju strukturētiem e-rēķiniem Polijā var lasīt šeit: KSeF in PaveNow.

Auditējamība palīdz samazināt kļūdas un riskus

Finanšu procesu bez darbību vēstures ir grūti kontrolēt. Ja nav skaidrs, kurš apstiprināja izmaksas, kad dokuments tika mainīts vai kāpēc maksājums tika veikts, uzņēmums vieglāk zaudē kontroli pār izdevumiem. Auditējamība palīdz samazināt vairākus biežus riskus:

• viena un tā paša rēķina dubulta apmaksa,
• dokumenta apmaksa bez apstiprinājuma,
• nepilnīgu vai kļūdainu datu iegrāmatošana,
• izmaksu rēķina pazaudēšana,
• norēķiniem nepieciešama dokumenta trūkums,
• maksājumu kavēšanās neskaidra procesa īpašnieka dēļ,
• piekļuve finanšu datiem cilvēkiem, kuriem tai nevajadzētu būt,
• grūtības pēc vairākiem mēnešiem atjaunot lēmumu gaitu.

MVU šādi riski bieži nerodas ļaunprātības dēļ, bet gan darba tempa un izkaisītas informācijas dēļ. Vienam cilvēkam rēķins ir e-pastā, otram apstiprinājums ir ziņā, trešais ievada datus izklājlapā, bet grāmatvedība gaida pilnu dokumentu komplektu.

Kamēr uzņēmums ir mazs, šāds modelis var šķist pietiekams. Jo vairāk dokumentu, izmaksu un cilvēku iesaistās procesā, jo lielāks kļūdu risks. Tāpēc finanšu procesa sakārtošana ir svarīga ne tikai grāmatvedībai. Tā atbalsta arī uzņēmuma īpašnieku, vadītājus un cilvēkus, kas atbild par budžetiem.

Finanšu digitalizācija un uzņēmuma operacionālā noturība

Finanšu procesu digitalizācija arvien biežāk ir saistīta ar plašāku operacionālās noturības tēmu. Runa nav tikai par to, vai uzņēmumam ir rēķinu sistēma. Runa ir par to, vai process darbojas arī tad, kad mainās darbinieks, grāmatvedis nav pieejams, dokumentu skaits pieaug vai rodas nepieciešamība ātri pārbaudīt datus.

Šis virziens ir redzams arī regulējumos un pārskatos par digitālo drošību. DORA, ES regula par digitālo operacionālo noturību finanšu sektorā, parāda, ka organizācijām arvien vairāk jādomā par procesu noturību, tehnoloģiju piegādātājiem un reaģēšanu uz traucējumiem. Savukārt ENISA NIS investīciju pārskati norāda uz darbības nepārtrauktību un piegādes ķēžu riskiem kā būtiskiem izaicinājumiem organizācijām.

Ne katrs mazais uzņēmums Latvijā būs tieši pakļauts šiem regulējumiem. Tomēr virziens ir svarīgs: digitalizācija vairs nenozīmē tikai papīra aizstāšanu ar lietotni. Arvien nozīmīgāk kļūst tas, vai uzņēmums saprot, kur atrodas tā dati, kuram ir piekļuve, kā process darbojas un vai to var atjaunot problēmas gadījumā. Finansēs šis virziens ir īpaši svarīgs, jo izmaksu dokumenti, rēķini, maksājumi un norēķini tieši ietekmē likviditāti, nodokļus, sadarbību ar grāmatvedību un biznesa lēmumus.

Kā pārbaudīt, vai finanšu process ir auditējams?

Uzņēmumam nav uzreiz jāsāk liels transformācijas projekts. Ir vērts sākt ar vienkāršu testu. Ja uz lielāko daļu zemāk redzamo jautājumu ir grūti ātri atbildēt, tā ir zīme, ka process ir jāsakārto. Ir vērts pārbaudīt:

• vai visi izmaksu rēķini nonāk vienā vietā,
• vai katram rēķinam ir procesa īpašnieks,
• vai ir skaidrs, kurš un kad apstiprināja izmaksas,
• vai dokumenta statusu var pārbaudīt, nejautājot vairākiem cilvēkiem,
• vai grāmatvedība saņem pilnīgus datus paredzamā veidā,
• vai darbinieki zina, kā iesniegt izdevumus,
• vai piekļuve finanšu dokumentiem ir ierobežota atbilstoši lomai,
• vai uzņēmums redz gaidāmās saistības,
• vai iespējams atjaunot darbību vēsturi pie dokumenta,
• vai process darbojas tāpat arī galvenā cilvēka prombūtnes laikā.

Ja atbilde ir “tas atkarīgs no tā, kurš ar to nodarbojas”, process pārāk lielā mērā balstās uz cilvēkiem un nepietiekami uz sistēmu. Tas nenozīmē, ka cilvēki ir problēma. Tas nozīmē, ka uzņēmumam vajadzīgi skaidri noteikumi, kopīga darba vide un labāka pārskatāmība.

Kā PaveNow CFO Suite palīdz sakārtot finanšu procesu?

PaveNow CFO Suite ir veidots kā vienota vide ikdienas darbam ar uzņēmuma finansēm. Tas apvieno rēķinu izrakstīšanu, izmaksu pārvaldību, darbinieku izdevumu norēķinus, apstiprinājumus, eksportu uz grāmatvedību un finanšu datu pārskatāmību.

Auditējamības kontekstā svarīgi nav tikai tas, ka dokumentu var pievienot digitāli. Svarīgi ir tas, ka uzņēmums ar to var strādāt procesā: no dokumenta pievienošanas, datu nolasīšanas un piešķiršanas līdz apstiprināšanai, statusam un eksportam uz grāmatvedību.

Uzņēmumiem, kas vēlas sakārtot izmaksu dokumentu apriti, īpaši nozīmīgs var būt izmaksu dokumentu pārvaldības modulis PaveNow. Tas ļauj reģistrēt izmaksas, strādāt ar dokumentiem vienā vietā, izmantot OCR, piešķirt lomas un kontrolēt statusus. Tas palīdz samazināt manuālo darbību skaitu un uzlabot pārskatāmību par to, kas notiek ar uzņēmuma izmaksām. Praksē tas nozīmē mazāk jautājumu “kur ir rēķins?” un vairāk datu tur, kur tiek pieņemti lēmumi.

Auditējamība nav formalitāte. Tā ir priekšrocība ikdienas darbā

Ērts rīks var paātrināt vienu darbību. Auditējams process palīdz pārvaldīt finanses paredzamāk. Atšķirība ir būtiska.

Ja uzņēmums zina, kurš ir atbildīgs par dokumentu, kāds ir tā statuss, kurš apstiprināja izmaksas un kur dati nonāca tālāk, tas var ātrāk reaģēt uz problēmām. Tas vieglāk sadarbojas ar grāmatvedību. Tas labāk kontrolē izdevumus. Tam ir lielāka naudas plūsmas pārskatāmība. Tas ir arī labāk sagatavots gaidāmajam e-rēķinu standartam Latvijā.

Finanšu digitalizācijai nevajadzētu nozīmēt vēl vienas lietotnes pievienošanu esošajam haosam. Tai būtu jāpalīdz izveidot procesu, kas lietotājam ir vienkāršs, bet uzņēmumam dod kontroli, vēsturi un kārtību.