Pareizās OCR programmatūras izvēle rēķinu automatizācijai ir viens no tiem lēmumiem, kas var noteikt jūsu finanšu nodaļas efektivitāti gadiem uz priekšu. Tirgū pieejams plašs risinājumu klāsts, no vienkāršiem, bezmaksas tiešsaistes rīkiem un grāmatvedības programmu iebūvētajām funkcijām līdz pat sarežģītām korporatīvām platformām. Kā orientēties šajos džungļos, lai atrastu sistēmu, kas ne tikai “nolasītu” rēķinu, bet patiešām automatizētu darbu, samazinātu izmaksas un sniedz izmērāmu ieguldījumu atdevi?
Galvenais ir izvērtēt potenciālos risinājumus, balstoties uz kritērijiem, kas sniedzas tālāk par vienkāršu teksta atpazīšanu. Šis ceļvedis palīdzēs jums uzdot pareizos jautājumus un apzināti izvēlēties tehnoloģiju, kas kļūs par jūsu uzņēmuma virzītājspēku, nevis tikai kārtējo izdevumu.
Precizitāte nav viss, svarīgākais ir uzticamība un “bezkontakta apstrāde”
Daudzas sistēmas lepojas ar augstu atpazīšanas precizitāti. Tomēr velns slēpjas detaļās, atšķirība starp 95% un 99% precizitāti ir būtiska. 95% precizitāte izklausās labi, taču praksē tas nozīmē, ka katrs divdesmitais rēķins satur kļūdu un prasa manuālu pārbaudi. Pie apjoma 1 000 rēķinu mēnesī tas nozīmē 50 dokumentus, kurus kādam jāapstiprina un jālabo manuāli, un tas pilnībā grauj automatizācijas pamatmērķi.
Patiesā vērtība tiek mērīta pēc sistēmas spējas nodrošināt “tiešo apstrādi”, tas nozīmē, ka dokumenti tiek pārbaudīti un apstrādāti bez jebkādas cilvēka iejaukšanās. Tas ir iespējams tikai tad, ja sistēma ir uzticama un sasniedz gandrīz 100% efektivitāti.
Jautājumi, ko uzdot piegādātājam:
- Kāda ir jūsu precizitātes likme tieši rēķiniem, nevis vispārējam tekstam?
- No 1 000 rēķiniem, cik daudzi prasa manuālu labošanu?
- Kā sistēma apstrādā zemas kvalitātes skenējumus, tālruņa fotogrāfijas vai salocītus rēķinus?
Vai sistēma tikai nolasa, vai arī saprot? (OCR vs. IDP)
Automatizācijas tehnoloģiju tirgū jēdziens “OCR” bieži tiek izmantots kā vispārējs apzīmējums jebkurai sistēmai, kas nolasa datus no dokumentiem. Tas bieži izraisa izplatītu, taču dārgu pārpratumu. Patiesībā šis termins aptver divas tehnoloģiju paaudzes ar būtiski atšķirīgām spējām: viena vienkārši “redz” tekstu, bet otra to “saprot”.
Izprast šo atšķirību ir būtiski, lai apzināti ieguldītu rīkā, kas nodrošina patiesu automatizāciju, nevis kļūst par pastāvīgu manuālu labojumu avotu. Šī ir svarīgākā atšķirība, ko daudzi lēmumu pieņēmēji neņem vērā, un tā tieši ietekmē ieguldījumu atdevi un reālo izmaksu samazinājumu.
Tradicionālā OCR tehnoloģija
Tradicionālā OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) tehnoloģija darbojas kā digitāls kopētājs. Tā pārvērš burtu attēlu rediģējamā tekstā. Šī tehnoloģija balstās uz stingriem noteikumiem un veidnēm. Ja piegādātājs maina sava rēķina izkārtojumu, sistēma var apjukt.
Inteliģenta dokumentu apstrāde (IDP)
Inteliģenta dokumentu apstrāde (IDP) ir OCR nākamais attīstības posms. IDP sistēma ne tikai nolasa informāciju, bet arī izprot dokumenta kontekstu. Pateicoties mākslīgajam intelektam (AI) un mašīnmācīšanās (ML) tehnoloģijām, tā spēj patstāvīgi noteikt, kur atrodas rēķina numurs, datums vai PVN summa, neatkarīgi no to novietojuma lapā.
Tas ir līdzīgi kā atšķirība starp cilvēku, kurš vienkārši pārraksta tekstu svešvalodā, un tādu, kurš saprot šo valodu. PAVE AI ir piemērs šādam inteliģentam dzinējam, kas pielāgojas jauniem rēķinu formātiem, neprasot manuālu veidņu izveidi vai konfigurēšanu.
Datu drošība un atbilstība normatīvajiem aktiem (piemēram, VDAR)
Rēķinu apstrāde ietver darbu ar sensitīviem datiem un juridiski nozīmīgiem dokumentiem. Datu drošība šeit nav apspriežama, tai jābūt garantētai bez kompromisiem. Pārliecinieties, ka risinājuma sniedzējs ievēro augstākos drošības un datu aizsardzības standartus.
Pārbaudes saraksts:
- Datu šifrēšana: Vai dati tiek šifrēti pārsūtīšanas laikā (izmantojot SSL sertifikātu), un vai arī tie tiek glabāti šifrētā veidā serveros?
- Serveru atrašanās vieta: Kur fiziski atrodas serveri? Uzņēmumiem, kas darbojas ES teritorijā, ir būtiski, lai serveri būtu izvietoti Eiropas Savienībā, lai nodrošinātu VDAR atbilstību.
- GDPR atbilstība: Vai platforma pilnībā atbilst VDAR prasībām un vietējiem normatīvajiem aktiem, kas attiecas uz grāmatvedības dokumentu arhivēšanu?
- Datu dublēšanas politika: Cik bieži tiek veikta datu dublēšana, un kādas ir datu atjaunošanas procedūras?
Cenu modelis un mērogojamība, izvairieties no slēptām izmaksām un sodiem par izaugsmi
Cenu modelis daudz pastāsta par piegādātāja pieeju. Dažas sistēmas iekasē maksu, balstoties uz noskenēto lapu skaitu, piedāvājot zemas robežas standarta plānos (piemēram, 3 - 10 skenējumi mēnesī), pēc kurām jāiegādājas papildus, tie bieži ir dārgi pakalpojumi. Šāds modelis var radīt problēmas mēnešos, kad ir lielāks rēķinu skaits, un faktiski soda jūsu uzņēmumu par izaugsmi.
Jautājumi, ko uzdot piegādātājam:
- Vai pastāv ierobežojumi apstrādāto dokumentu vai lietotāju skaitam?
- Kas notiek, ja mēnesī manam uzņēmumam jāapstrādā divreiz vairāk rēķinu nekā parasti?
- Vai cenā ir iekļautas visas funkcijas, vai daži moduļi (piemēram, arhīvs, integrācijas) tiek apmaksāti papildus?
Kā sistēma apstrādā sarežģītus, nestandarta gadījumus?
Bizness nav laboratorija. Rēķini var būt saburzīti, vairākās lapās, dažādās valodās, un skenējumi vai fotogrāfijas no telefona ne vienmēr ir perfekti. Pirms pieņemat lēmumu, pārbaudiet, kā sistēma tiek galā ar reāliem izaicinājumiem.
Lūdziet demonstrāciju ar “sarežģītiem gadījumiem”:
- Vairāku lapu PDF faili: Vai sistēma spēj automātiski sadalīt vienu failu ar vairākiem rēķiniem atsevišķos dokumentos?
- Rēķini svešvalodās: Kuras valodas sistēma atbalsta?
- Zemas kvalitātes dokumenti: Kā sistēma apstrādā zemas izšķirtspējas skenējumus, vāju kontrastu vai ēnas uz dokumentiem?
- Rokraksts: Vai sistēma spēj nolasīt ar roku rakstītas piezīmes vai aprakstus uz rēķina?
- Nestandarta izkārtojums: Kā tiek apstrādāti rēķini, kuriem nav tipiskas tabulas struktūras?
Labai sistēmai jāspēj tikt galā ar šādiem izaicinājumiem, samazinot nepieciešamību pēc manuālas iejaukšanās.
Tehniskais atbalsts - kas jums palīdzēs, kad radīsies problēmas?
Jaunas sistēmas ieviešana, pat visvienkāršākās, var radīt jautājumus. Tehnoloģija ir tikai viena panākumu sastāvdaļa, otra ir atbalsts un partnerība. Pieeja kompetentai atbalsta komandai, kas izprot jūsu biznesa specifiku un vietējos normatīvos aktus, ir nenovērtējama.
Jautājumi, ko uzdot piegādātājam:
- Vai piedāvājat tehnisko atbalstu manā valodā?
- Kādos laikos ir pieejama atbalsta komanda un kāds ir garantētais reakcijas laiks uz atbalsta pieprasījumiem?
- Vai atbalsta komanda palīdz tikai ar programmatūras lietošanu, vai arī sniedz padomus dokumentu plūsmas optimizēšanai?
Izvēlieties OCR partneri, nevis tikai rīku
OCR sistēmas izvēle ir stratēģisks lēmums. Tas nav tikai par teksta nolasīšanu, bet gan ieguldījums tehnoloģijā, kas kļūs par īstu partneri jūsu uzņēmuma izaugsmē. Tā vietā, lai koncentrētos uz virspusējām funkcijām, dodiet priekšroku sistēmas inteliģencei, patiesai optimizācijai un automatizācijai, kā arī uzticamībai. Tieši šīs ir iezīmes, kas atšķir vienkāršu rīku no pilnvērtīga risinājuma, kas patiesi spēs pārveidot jūsu finanšu pārvaldību un atbrīvot komandas laiku stratēģiski svarīgiem uzdevumiem.
Vēlaties redzēt, kā inteliģenta OCR sistēma, kas balstīta uz inteliģenta dokumentu apstrādes (IDP) tehnoloģiju, tiek galā ar sarežģītākajiem rēķiniem? Izmēģiniet PaveNow un pārliecinieties paši, kā 99,8% precizitāte un PAVE AI dzinējs var pilnībā pārveidot jūsu grāmatvedību.
