Kas jāiekļauj PVN rēķinā un kā izvairīties no kļūdām?

PVN rēķins ir būtisks grāmatvedības dokuments jebkuram uzņēmumam. Tas kalpo kā pierādījums preču vai pakalpojumu pārdošanai un ir svarīgs PVN atgūšanai. Lai gan tā izrakstīšana var šķist rutīnas darbība, praksē daudzi uzņēmumi pieļauj kļūdas, kas var novest pie atteikuma atskaitīt nodokli, korekcijām un pat nodokļu sankcijām.

Šajā rakstā mēs skaidrosim, kas saskaņā ar normatīvajiem aktiem jāiekļauj PVN rēķinā, kādas ir biežākās kļūdas un kā no tām izvairīties – pat bez padziļinātām grāmatvedības zināšanām.

Kas ir PVN rēķins?

PVN rēķins ir grāmatvedības un nodokļu dokuments, kas apliecina preču piegādi vai pakalpojumu sniegšanu, kas ir apliekama ar pievienotās vērtības nodokli (PVN). Tas ir oficiāls darījuma apstiprinājums starp pārdevēju (aktīvu PVN maksātāju) un pircēju. Pildot pirkuma un pārdošanas apliecinājuma lomu, PVN rēķins ir absolūti nepieciešams, lai pareizi aprēķinātu un samaksātu šo nodokli – gan pārdevējam, kurš uz tā pamata deklarē maksājamo PVN, gan pircējam, kuram bieži ir tiesības atskaitīt priekšnodokli (samaksāto PVN). To var salīdzināt ar darījuma identitātes karti – bez tās identifikācija un pārbaude nav iespējama.

Kad jāizraksta PVN rēķins?

PVN rēķina izrakstīšanas pienākums ir stingri noteikts nodokļu tiesību aktos. Vispārīgi, rēķins jāizraksta, ja pārdevējs ir reģistrēts PVN maksātājs un veic piegādi vai pakalpojumu:

• Citai PVN maksātāju reģistrētai personai: Šajā gadījumā rēķins ir standarta dokuments, kas apliecina biznesa darījumu, neatkarīgi no tā, vai pircējs ir pieprasījis tā izrakstīšanu vai nav.
• Fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, vai nereģistrētam lauksaimniekam, ja tā pieprasījis rēķinu: Saskaņā ar Latvijas normatīvajiem aktiem, ja pircējs, kurš nav uzņēmējs, pieprasa rēķinu, pārdevējam ir pienākums to izrakstīt. Parasti termiņš rēķina izrakstīšanai ir 15 dienas no preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas dienas, vai no avansa saņemšanas dienas. Jāņem vērā, ka šis termiņš atšķiras no Polijas. Tomēr attiecībā uz darījumiem Eiropas Savienības ietvaros (piemēram, preču piegādi Kopienas iekšienē), rēķins jāizraksta līdz nākamā mēneša 15. dienai pēc tam, kad notikusi preču piegāde vai pakalpojuma sniegšana. 

Rēķinu var izrakstīt arī pirms preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas, tomēr ne agrāk kā 60 dienas pirms šiem notikumiem. Protams, visbiežāk rēķini tiek izrakstīti nekavējoties pēc darījuma pabeigšanas, lai vienkāršotu uzskaiti.

Kas jāiekļauj PVN rēķinā? Obligātie elementi saskaņā ar likumu

Pareizi izrakstīts PVN rēķins ir jebkura nodokļu aprēķina pamats Valsts ieņēmumu dienestā (VID). Tā forma un saturs nav brīvas izvēles jautājums, bet gan stingri noteikti Latvijas normatīvajos aktos, galvenokārt Pievienotās vērtības nodokļa likumā. Izpratne par katru no obligātajiem elementiem ir būtiska, lai izvairītos no kļūdām, kas var radīt problēmas nodokļu pārbaudes laikā vai liegt priekšnodokļa atskaitīšanas iespējas.

Elementi, kas obligāti jāiekļauj PVN rēķinā, ir:

1. Rēķina izrakstīšanas datums: Šis ir datums, kurā rēķins tika izveidots. Tā ir galvenā informācija, kas bieži vien nosaka nodokļa saistību rašanās brīdi.
2. Rēķina numurs: Katram rēķinam jābūt unikālam, secīgam numuram, kas to nepārprotami identificē rēķinu sērijā. Numurēšanai jābūt nepārtrauktai un jāļauj viegli atrast dokumentu. Numurēšanas sistēmai jānodrošina katra rēķina unikalitāte.
3. Piegādātāja (nodokļa maksātāja) nosaukums (fiziskai personai – vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskai personai – deklarētā dzīvesvieta): Pilni identifikācijas dati par darījuma pusēm ir nepieciešami. Uzņēmumiem tie ir reģistrētais nosaukums un juridiskā adrese.
4. Piegādātāja reģistrācijas numurs (PVN numurs), ja tas ir PVN maksātājs: PVN reģistrācijas numurs ir galvenais nodokļa maksātāja identifikators Latvijā. Darījumos Eiropas Savienības iekšienē tas ir īpaši svarīgs PVN režīma noteikšanā.
5. Preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskai personai – vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskai personai – deklarētā dzīvesvieta vai, ja tādas nav, faktiskā adrese), un reģistrācijas numurs (PVN numurs), ja tas ir PVN maksātājs: Tāpat kā piegādātājam, arī saņēmējam ir jābūt precīzi identificētam.
6. Preču piegādes vai pakalpojumu sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, vai avansa maksājuma saņemšanas datums: Šis datums, ko sauc par piegādes datumu vai nodokļa saistību rašanās datumu, ir ļoti svarīgs. Ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma, tas ir skaidri jānorāda.
7. Preču vai pakalpojumu nosaukums (veids): Precīzs darījuma priekšmeta apraksts ir nepieciešams pareizai nodokļu kvalifikācijai. Vispārīgi formulējumi var radīt neskaidrības.
8. Preču daudzums un mērvienība (ja attiecināms) vai sniegto pakalpojumu apjoms: Mērvienību (piemēram, gabali, metri, stundas) un to daudzuma norādīšana ļauj precīzi aprēķināt vērtību.
9. Preču vai pakalpojumu cena bez nodokļa (vienības neto cena): Cena par vienu preces vai pakalpojuma vienību, neieskaitot PVN.
10. Atlaides vai cenu samazinājumi, ja tie nav iekļauti vienības neto cenā: Ja ir piešķirtas atlaides vai cenu samazinājumi, un tie nav samazinājuši vienības neto cenu, tie jānorāda atsevišķi.
11. Preču piegādes vai pakalpojumu sniegšanas vērtība bez nodokļa (neto vērtība) ar sadalījumu pa nodokļa likmēm vai atbrīvojumiem no nodokļa: Visu preču vai pakalpojumu neto vērtību summa, kas pakļauta noteiktai PVN likmei vai ir atbrīvota no nodokļa. Bieži vien rēķinā ir apkopota neto vērtība katrai PVN likmei.
12. Piemērotā nodokļa likme: PVN likmes apmērs, kas piemērots attiecīgajām pozīcijām (piemēram, 21%, 12%, 5%, 0% vai norāde "atbrīvots no PVN").
13. Aprēķinātā nodokļa summa ar sadalījumu pa nodokļa likmēm: Aprēķinātā PVN summa katrai likmei.
14. Kopējā maksājamā summa: Darījuma kopējā vērtība, tas ir, neto vērtības un PVN summas kopsumma.

Papildus, atkarībā no darījuma specifikas, rēķinā var parādīties citi apzīmējumi, piemēram, "reversais maksājums" (PVN maksā pircējs), "kases metode" vai "pašapmaksas rēķins". Vienmēr jāņem vērā, ka pārdevējs ir atbildīgs par pareizu rēķina izrakstīšanu atbilstoši spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

Biežākās kļūdas PVN rēķinos – un to sekas

Pat neliela kļūda PVN rēķinā var radīt nopietnas sekas, izraisot nepareizus norēķinus, maksājumu kavējumus un pat finansiālas sankcijas. Lai gan esam jau apskatījuši, kas rēķinā jāiekļauj, ir vērts īsumā norādīt uz visbiežāk sastopamajām kļūmēm, kurās iekrīt uzņēmēji. Rūpība šajās jomās ir pamats.

Visbiežāk sastopamās kļūdas ir:

• Nepareizs vai trūkstošs reģistrācijas numurs (PVN numurs): Tā ir viena no nopietnākajām problēmām. Pareiza PVN numura trūkums (īpaši B2B darījumos) var liegt pircējam iespēju atskaitīt priekšnodokli, savukārt pārdevējam tas var kalpot par pamatu VID darījuma pareizības apstrīdēšanai.
• Nepareiza PVN likme: Nepareizas likmes piemērošana (piemēram, standarta likmes vietā samazinātās vai otrādi) noved pie nodokļa summas pazemināšanas vai paaugstināšanas, kas prasa korekcijas un var radīt procentu maksājumus vai soda naudas.
• Neprecīzs preces/pakalpojuma apraksts: Pārāk vispārīgs vai mulsinošs apraksts var apgrūtināt darījuma pārbaudi nodokļu iestādēs un apšaubīt pirkuma mērķtiecību pircēja acīs.
• Kļūdas adreses datos vai pušu nosaukumos: Lai gan šķiet nelielas, tās var radīt šaubas par darījuma pušu identitāti.
• Aprēķinu kļūdas: Neatkarīgi no tā, vai tās ir kļūdas vienības cenā, daudzumā vai summēšanā, tās vienmēr rada nepareizu PVN summu un kopējo maksājamo summu.

Šādu kļūdu sekas var būt smagas – sākot no nepieciešamības izrakstīt kredītrēķinus, zaudējot tiesības atskaitīt PVN, līdz pat finansiālām sankcijām un problēmām nodokļu audita laikā. Precizitāte un pārbaude šeit ir izšķiroša.

Kā pareizi izrakstīt rēķinus – soli pa solim

PVN rēķinu izrakstīšana ir būtisks uzņēmējdarbības elements. Lai gan šim procesam jāatbilst normatīvajiem aktiem, pareiza pieeja un instrumenti to var ievērojami vienkāršot. Atcerieties, ka precizitāte katrā posmā ir pamats, lai izvairītos no kļūdām un nodrošinātu pareizu uzskaiti.

Šeit ir saīsināts ceļvedis, kā izrakstīt pareizu PVN rēķinu:

1. Sagatavojiet nepieciešamos datus: Vienmēr turiet pie rokas pilnīgus pārdevēja un pircēja identifikācijas datus (nosaukumi, adreses, PVN reģistrācijas numuri), kā arī precīzu informāciju par darījuma priekšmetu (apraksts, daudzums, neto cena) un darījuma datumus.
2. Izvēlieties atbilstošu rīku: Ieteicams izmantot profesionālas rēķinu izrakstīšanas programmas vai grāmatvedības sistēmas. Tās automatizē numerāciju, PVN aprēķinus un palīdz datu pārbaudē, minimizējot kļūdu risku. Ja iespējams, izvairieties no manuālas rēķinu veidošanas teksta redaktoros vai izklājlapās.
3. Aizpildiet visus obligātos laukus: Sistemātiski ievadiet datus katrā no obligātajiem PVN rēķina laukiem: izrakstīšanas datums un numurs, pušu dati, piegādes datums (ja atšķiras), detalizēts preces/pakalpojuma apraksts ar daudzumiem, vienības neto cenas, piemērotās PVN likmes, un pēc tam aprēķiniet neto vērtības, PVN summu un kopējo bruto summu.
4. Rūpīgi pārbaudiet datus: Pirms rēķina nosūtīšanas vienmēr veltiet brīdi, lai rūpīgi pārbaudītu katru elementu. Pārliecinieties, ka pušu dati ir pareizi, identifikācijas numuri sakrīt, apraksts ir precīzs un visi aprēķini ir pareizi. Šī īsā pārbaude var novērst daudz problēmu.
5. Atcerieties par arhivēšanu: Neatkarīgi no tā, vai rēķins ir elektroniskā vai papīra formā, tas ir pareizi jāuzglabā likumā noteikto laiku.

Šo pamatprincipu ievērošana ir atslēga uz efektīvu rēķinu izrakstīšanu bez kļūdām.

Kā PaveNow palīdz rēķinu izrakstīšanā?

PaveNow ir visaptverošs risinājums, kas var ievērojami racionalizēt rēķinu izrakstīšanas procesu jūsu uzņēmumā. Tas piedāvā virkni funkciju, kas palīdz izvairīties no kļūdām, ietaupīt laiku un automatizēt daudzus rutīnas uzdevumus.

PaveNow piedāvā:

• Automātisku rēķinu numerāciju: Sistēma automātiski piešķir katram rēķinam secīgu numuru, novēršot darbības neizpildi vai dublikātu risku.
• PVN reģistrācijas numuru pārbaudi: PaveNow automātiski pārbauda darījumu partneru identifikācijas numuru pareizību, samazinot kļūdu risku datos.
• Iepriekš konfigurētus pakalpojumus un darījumu partnerus: Jūs varat definēt bieži izmantotos pakalpojumus un saglabāt darījumu partneru datus, lai pēc tam ātri izvēlētos tos no saraksta, kas paātrina rēķinu izveidi.
• Dažādu PVN likmju atbalstu: Sistēma ļauj viegli izvēlēties un piemērot atbilstošās PVN likmes dažādām precēm un pakalpojumiem.
• Automātisku summu aprēķināšanu: PaveNow automātiski aprēķina neto vērtības, PVN summas un bruto summas, novēršot aprēķinu kļūdas.
• Rēķinu nosūtīšanu pa e-pastu: Rēķinus var nosūtīt klientiem tieši no sistēmas, kas paātrina procesu un samazina izmaksas.
• Rēķinu arhivēšanu mākonī: Visi rēķini tiek droši glabāti mākonī, kas nodrošina vieglu piekļuvi un atbilstību dokumentu glabāšanas noteikumiem.

Ar PaveNow rēķinu izrakstīšana kļūst vienkāršāka, ātrāka un drošāka, ļaujot jums koncentrēties uz sava biznesa attīstību.

Pareiza rēķinu izrakstīšanas atslēga: Kopsavilkums

Pareiza PVN rēķinu izrakstīšana ir jebkura uzņēmuma finansiālās stabilitātes pamats. Lai gan šis process prasa uzmanību un precizitāti, izpratne par galvenajiem elementiem, izvairīšanās no tipiskām kļūdām un mūsdienīgu rīku izmantošana var to ievērojami vienkāršot. Atcerieties, ka PVN rēķins ir ne tikai grāmatvedības dokuments – tā ir jūsu uzņēmuma vizītkarte finanšu pasaulē.

Šis raksts sniedza jums visaptverošas zināšanas par PVN rēķiniem, sākot no definīcijas un obligātajiem elementiem, līdz praktiskiem padomiem par pareizu izrakstīšanu un procesa automatizāciju. Mēs ceram, ka, pateicoties šīm zināšanām, rēķinu izrakstīšana kļūs jums vienkāršāka un efektīvāka.