Vai jūsu Excel jums melo? 5 pazīmes, ka jūsu bizness ir pāraudzis izklājlapas

Ievērībai: Šis materiāls ir paredzēts tikai izglītojošiem nolūkiem un nav uzskatāms par juridisku, nodokļu vai investīciju konsultāciju.

Jūs sākāt ar vienu failu. Viena lapa, dažas formulas, varbūt divas cilnes. Un tas strādāja. Toreiz Excel bija tieši tas, kas jums bija nepieciešams, vienkāršs rīks, lai fiksētu to, kas jau bija noticis.

Bet bizness auga. Parādījās vairāk lapu, vairāk cilņu, vairāk cilvēku ar piekļuvi un savām faila versijām. Un kādā brīdī Excel vairs nebija rīks jūsu finanšu pārvaldībai, tas kļuva par ķīlnieku.

Problēma ir tāda, ka šo lūzuma punktu ir grūti pamanīt. Izklājlapa joprojām atveras. Formulas joprojām kaut ko aprēķina. Viss izskatās tā, it kā darbotos. Bet jūs pieņemat biznesa lēmumus, balstoties uz datiem, kas varētu būt nepareizi, novecojuši vai vienkārši atšķirīgi no tā, kas ir jūsu kolēģa "viņa versija" tam pašam failam.

Šeit ir 5 konkrētas pazīmes, ka jūsu bizness ir pāraudzis Excel. Un ko darīt lietas labā.

1. Jūsu finanšu dati ir pieejami ikvienam, kuram ir saite

Izklājlapām, kas satur jūsu uzņēmuma finanšu datus, piemīt satraucoša īpašība: tiklīdz tās ir nosūtītas, tās sāk dzīvot savu dzīvi. Tās atrodas iesūtnēs. Cietajos diskos. Mākoņkrātuvēs, kurām var piekļūt kāds, kurš uzņēmumu pametis jau sen, pat ja viņa rīcībā esošā versija vairs nav aktuāla.

Peļņas rādītāji, izmaksas, algas, piegādātāju dati - tā ir sensitīva informācija. Tomēr Excel failam nav piekļuves kontroles mehānisma pēc tā nosūtīšanas. Jūs nezināt, kurš to atver, kurš kopē vai kurš pārsūta.

Tad vēl pastāv datu zuduma risks: lokāli saglabāts Excel, sistēmas atjaunināšanas laikā bojāts fails, nozagts vai ar kafiju apliets klēpjdators, un mēnešiem ilga jūsu uzņēmuma finanšu vēsture vienkārši pazūd.

Uzņēmuma finanšu aizsardzība nav kaut kas tāds, par ko būtu jādomā "ai, citreiz", tas ir pamats, kuram jābūt stabilam jau no pirmās dienas. Specializētas finanšu platformas darbojas uz šifrētiem serveriem ar lomu bāzētu piekļuves kontroli - jūs precīzi zināt, kurš un ko redz vai maina.

2. Kļūdas formulās, kuras neviens nepamana, līdz ir par vēlu

Excel nepārbauda loģiku. Jūs nokopējat formulu no vienas šūnas citā, un nav nekādas garantijas, ka diapazons ir atjaunojies pareizi. Jūs pārvietojat rindas, dažas atsauces var sabojāties. Jūs pievienojat jaunu kategoriju, kāds aizmirst to iekļaut kopsavilkumā.

Pētījumi par biznesa vidē izmantotajām izklājlapām liecina, ka nospiedošais vairākums ikdienas darbā izmantoto failu satur vismaz vienu formulas kļūdu. Ne tāpēc, ka cilvēki būtu pavirši. Bet tāpēc, ka Excel ir izveidots tā, ka tas šīs kļūdas noslēpj.

Kā tas izskatās praksē? Jūs sagatavojat ceturkšņa izmaksu kopsavilkumu. Kopsumma izskatās saprātīga. Jūs nosūtāt to savam līdzdibinātājam vai grāmatvedim. Un tikai nākamajā pārskatā kāds pamana, ka viena rinda bija ārpus summas diapazona. Trīs mēnešus jūs esat pieņēmuši lēmumus, balstoties uz nepareiziem datiem.

Laba finanšu vadības sistēma nepieļauj šāda veida kļūdas, jo dati tiek ievadīti vienreiz, vienā vietā, un visi aprēķini notiek automātiski un reāllaikā.

3. Jūsu naudas plūsma dzīvo pagātnē, nevis tagadnē.

Tas ir praktiskais Excel ierobežojums, tas fiksē vēsturi, bet neizseko tai reāllaikā.

Kad jūs atjauniniet izklājlapu? Reizi nedēļā? Reizi divās nedēļās? Vai tad, kad jums rodas izdevība? Tikmēr jūsu finanses ir nemitīgā kustībā, tiek saņemti rēķini, uzkrājas saistības, pienāk un pāriet maksājumu termiņi.

Rezultāts ir vienkāršs: jūs atverat failu un redzat situāciju, kāda tā bija otrdien. Šodien ir piektdiena. Pa šo laiku ir izrakstīti divi rēķini, klients ir samaksājis par pagājušā mēneša pakalpojumu, un tuvojas nodokļu nomaksas termiņš. Jūsu "pašreizējā" naudas plūsma jau ir novecojusi.

Jūs pieņemat lēmumus, balstoties uz vēsturi, nevis realitāti. Jūs pieņemat jaunu projektu, jo izklājlapa rāda, ka jums ir rezerve, taču šī rezerve tikko ir izsīkusi, jūs to tikai vēl nezināt.

Moderna finanšu vadības sistēma parāda jūsu reālo naudas stāvokli un gaidāmās saistības, nevis to, kāda situācija bija otrdien, bet gan to, kāda tā ir tieši tagad. Tā ir atšķirība starp sava uzņēmuma vadīšanu un skriešanu tam nopakaļus.

4. Jums ir "vairākas patiesības versijas" un neviens nezina, kura ir īstā.

Jūs nosūtījāt failu savam līdzdibinātājam. Viņš kaut ko izmainīja. Tikmēr jūs atjauninājāt savu versiju. Grāmatvedis saņēma trešo versiju, no iepriekšējā mēneša, jo kāds e-pasts kaut kur pazuda.

Kurš fails ir aktuāls? Kurš veica pēdējās izmaiņas? Vai likme cilnē "fiksētās izmaksas" jūsu līdzdibinātāja versijā ir tāda pati kā jūsējā?

Šis ir versiju haoss, viens no lielākajiem slēptajiem riskiem uzņēmumiem, kas savas finanses pārvalda programmā Excel. Tas nav tikai par neefektivitāti. Tas ir par risku. Iepirkumu lēmumi, sarunas ar piegādātājiem, sarunas par finansējumu, tas viss prasa datus, uz kuriem varat paļauties.

Viens fails, kas cirkulē e-pastos un ziņapmaiņas lietotnēs, nav finanšu sistēma. Tā ir bumba ar laika mehānismu.

Finanšu platforma, piemēram, PaveNow, darbojas pilnīgi citādi: ir viens datu avots, kas tiek atjaunināts reāllaikā un ir pieejams ikvienam ar atbilstošām piekļuves tiesībām, gan datorā, gan mobilajās ierīcēs. Vairs nekādu jautājumu: "Pie kura ir jaunākā faila kopija?"

5. Excel dokumentē pagātni. Jūsu biznesam ir nepieciešams rīks, kas prognozē.

Tas ir citādāks ierobežojums nekā vienkārši novecojuši dati, un ilgtermiņā tas ir daudz svarīgāks. 3. punkts bija par to, ka nav zināms, kas notiek pašlaik. Šis ir par to, ka Excel vienkārši nespēj palīdzēt paredzēt, kas gaidāms pēc mēneša vai ceturkšņa.

Izklājlapa ir reģistrēšanas rīks, tā fiksē to, kas jau ir noticis. Jūs varat manuāli ierakstīt prognozi, taču tā joprojām ir tikai tabula. Tā pati sevi neatjauninās, kad pienāks jauns rēķins. Tā nebrīdinās jūs, kad tuvosieties savas likviditātes robežai. Tā neparādīs, kurš klients sistemātiski kavē maksājumus un cik tas patiesībā izmaksā jūsu naudas plūsmai.

Kad jūs sākat palikt bez atbildēm uz tādiem jautājumiem kā:

• Vai es varēšu atļauties algot jaunu darbinieku pēc diviem mēnešiem?
• Kuras saistības man jāsedz šonedēļ, lai izvairītos no naudas plūsmas pārrāvuma?
• Cik mēs patiesībā nopelnām ar šo projektu, ņemot vērā visas netiešās izmaksas?

tā ir skaidra zīme, ka ar Excel vairs nepietiek. Uzņēmuma finanšu pārvaldība nav arhīvs. Tas ir lēmumu pieņemšanas rīks. Un tam ir nepieciešami automatizēti brīdinājumi, tendenču analīze un prognozēšana, nevis tabula, kuru kāds atjaunināja tad, "kad ir laiks".

Excel -> PaveNow: Ko jūs patiesībā iegūstat

Pāreja no Excel uz specializētu finanšu platformu nav tikai "digitalizācija digitalizācijas pēc". Tas ir konkrets uzlabojums jūsu darba veidā, un konkretas ietaupītas stundas katru mēnesi.

• Tā vietā, lai manuāli ievadītu rēķinus - jūs tos noskenējat ar tālruni, un OCR automātiski nolasa datus.
• Tā vietā, lai atjauninātu izklājlapu - jūsu dati vienmēr ir aktuāli, jo sistēma veic sinhronizāciju reāllaikā.
• Tā vietā, lai medītu "īsto versiju" - jums ir viens patiess informācijas avots, kas pieejams visai jūsu pilnvarotajai komandai.
• Tā vietā, lai minētu, vai bizness pelna naudu - jūs redzat savus reālos ieņēmumus un izmaksas sadalījumā pa projektiem.
• Tā vietā, lai uztrauktos par drošību - jūsu dati atrodas šifrētā platformā ar pilnīgu piekļuves kontroli.

PaveNow CFO Suite ir platforma, kas izstrādāta mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kuri ir pārauguši Excel, bet kuriem nav nepieciešama sarežģīta korporatīvā sistēma, kas pārpildīta ar funkcijām, kuras tie nekad neizmantos. PaveNow automatizācija nozīmē rēķinu pārvaldību, izmaksu izsekošanu, darbinieku izdevumus un peļņas vai zaudējumu analītiku ar sadalījumu pa projektiem, tas viss ir vienuviet, datorā un mobilajās ierīcēs, ar iebūvētu piekļuves kontroli.

Kad ir īstais brīdis?

Jums nav jāgaida līdz brīdim, kad Excel pieļaus kļūdu, kas patiešām sāpīgi iedzels. Pazīmes parādās agrāk. Un, ja lasījāt šo rakstu ar sajūtu "tas izklausās pazīstami", īstais brīdis ir tagad.

Sāciet ar vienu funkciju. Automatizējiet savus rēķinus. Redziet, kā izskatās jūsu uzņēmuma finansiālā situācija, kad vairs nav jāgaida uz manuālu izklājlapas atjaunināšanu. Un pārliecinieties, ka uzņēmuma finanšu pārvaldība var būt kaut kas tāds, uz ko jūs vienkārši varat paļauties.

Atgūstiet kontroli pār savām finansēm un laiku tam, kas ir patiešām svarīgi - jūsu biznesa izaugsme.