
Viesmīlības nozare 2024. un 2025. gadā piedzīvo perfektu vētru. Viesnīcu operatori vienlaikus cīnās karu divās frontēs. No ārējās puses viņi saskaras ar milzīgu finansiālo spiedienu, ko rada pieaugošās operacionālās izmaksas, noturīga inflācija, kas ietekmē gan piegādes ķēdes, gan viesu tēriņu paradumus, kā arī saasināta konkurence. No iekšējās puses daudzas viesnīcas turpina cīnīties ar kritisku un ilgstošu darbaspēka trūkumu, kuru daudzi uzskata kā lielāko izaicinājumu ikdienas darbībai.
Šī dubultkrīze atklāj dziļu, bieži nepamanītu ievainojamību: nozare joprojām paļaujas uz novecojušām, manuālām biroja procesiem. Kā viesnīcas īpašnieks, Romāns, aprakstīja savu situāciju, viņa komanda strādāja vairāk nekā jebkad agrāk, taču tas nenesa lielāku peļņu. Viņa labākie darbinieki neapkalpoja viesus; viņi bija ierakti papīru kalnos, tikai apstrādājot dokumentus. Visa darbība bija iestrēgusi reaktīvā ciklā.
Šis “reaktīvais cikls”, ko izraisa papīra rēķini, prognozēšana izklājlapās un manuāla datu ievade, ir galvenais faktors, kas samazina viesnīcas peļņu. Šie neredzamie “laika zagļi” nav tikai neefektīvi; laikmetā, kad darbaspēka izmaksas ir augstas un peļņas maržas zemas, tie ir tiešs drauds izdzīvošanai.
Risinājums nav nākotnes koncepts; tas ir mūsdienu neatliekams jautājums. Tirgus jau atzīst, ka vienīgais veids, kā uzvarēt šo cīņu, ir caur mērķtiecīgu viesnīcu finanšu automatizāciju. Tirgus dati rāda, ka šī transformācija notiek jau tagad. Pēdējie pētījumi atklāj, ka vairāk nekā 80% viesnīcu īpašnieku aktīvi integrē automatizētas sistēmas, lai optimizētu darbību un samazinātu kļūdas. Rezultāti ir tūlītēji: 79% viesnīcu īpašnieku, kuri ir ieviesuši mākslīgo intelektu un automatizāciju, jau ziņo par pozitīvu un izmērāmu ietekmi uz biznesu.
Vislielākais un visizplatītākais “laika zaglis” jebkurā viesnīcas biroja darbībā ir manuāla, atkārtota datu ievade. Kā paskaidroja Romāns, tieši šī darbība ir viņa komandas neefektivitātes sakne: “Mēs pavadījām stundas, veicot manuālu datu ievadi, atjauninot Excel tabulas un sūtot atgādinājumus. Tas ir vērtīgs darbinieku laiks, kas būtu varējis tikt izmantots, lai uzlabotu viesu apmierinātību vai apmācītu jaunus darbiniekus.”
Romana neapmierinātību apstiprina plaši nozares pētījumi. Šī viena darbība patērē pārsteidzoši lielu kvalificētā darbaspēka daudzumu.
Nesen veikts pētījums atklāja, ka 35% viesmīlības nozares darbinieku pavada “milzīgas” 6 līdz 9 stundas nedēļā manuālajos administratīvajos uzdevumos, kurus varētu automatizēt. Tas nozīmē 49 zaudētas darba dienas katram darbiniekam gadā. Vēl 14% darbinieku pavada līdz 14 stundām nedēļā šajos uzdevumos. Citi pētījumi apstiprina, ka profesionāļi līdz pat 40% sava darba laika velta administratīviem darbiem.
Šis zaudētais laiks rada tiešu, būtisku finansiālu ietekmi. Nozares standarti rāda, ka viena rēķina manuāla apstrāde izmaksā apmēram no 15 līdz 40 EUR.
Papildus laikam un izmaksām, šis process ir dabiski neuzticams. Vidējā cilvēka datu ievades kļūdu likme parasti ir 1% līdz 4%. Lai gan 1% kļūdu likme šķiet maza, tas nozīmē 100 kļūdas katros 10 000 datu laukos. 4% likme nozīmē 400 kļūdas. Šīs kļūdas nav nenozīmīgas; tās ietekmē visu viesnīcas darbību, novedot pie nepareiziem finanšu pārskatiem, klientu neapmierinātības un potenciāli lielām soda sankcijām.
Laika zagļu ķērājs’ manuālai datu ievadei ir optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR). Tā ir pamata dzinēja tehnoloģija visai mūsdienu finanšu automatizācijai. OCR nav tikai dokumentu skeneris; tā ir MI darbināta tehnoloģija, kas identificē un izvelk tekstu no attēliem (piemēram, skenēta rēķina vai PDF) un pārveido to strukturētos, mašīnai nolasāmos datos.
OCR ieviešana ir kritisks “starts” viesnīcas digitālajā transformācijā. Tā ir priekšnoteikums gandrīz visu citu “laika zagļu” risināšanai. Tā pārvērš viesnīcas nestrukturēto papīru haosu augstas kvalitātes, strukturētos datos, kas nepieciešami reāllaika informācijas paneļiem (Laika zaglis #3), un automatizētām darbplūsmām (Laika zaglis #4). Bez OCR visi pārējie automatizācijas risinājumi cieš no datu trūkuma, vai vēl sliktāk, tiek baroti ar tiem pašiem manuāli ievadītajiem, kļūdām pilnajiem datiem, vienkārši pārvietotiem uz citu ekrānu.
Otrais “laika zaglis” ir pirmā sekas: paļaušanās uz papīra čekiem izdevumu pārbaudei. Kā saka Romāns: “Mūsu lielākā problēma bija finanšu dokumentu kārtības uzturēšana. Tikai pazaudēts čeks varēja nozīmēt, ka nevaram atgūt PVN. Reiziniet to ar desmitiem darījumu nedēļā, un tas ir reāls naudas zaudējums.”
Problēma - ‘kurpju kaste’ pilna ar pazaudētiem čekiem
Tas nav vienkārši kārtības jautājums; tas nozīmē būtisku un tiešu “PVN zaudējumu”.
Papīra čeki ir fundamentāli nepilnīgi. Green America ziņojums atklāja, ka patērētāji, kas reizēm ir arī jūsu darbinieki, pazaudē vai izmet 49% papīra čeku, kurus viņi plānoja saglabāt. čeki izbalē, saburzās vai vienkārši tiek aizmirsti makā vai atvilktnē.
Kad darbinieks pazaudē čeku, grāmatvedis juridiski nevar pierādīt izdevumu. Tas nozīmē, ka uzņēmums nevar atgūt pievienotās vērtības nodokli (PVN) vai citus maksājumus, kas samaksāti par šo pirkumu. Šis izdevums kļūst par “nerēķināmu nodokļu nolūkos”.
Ietekme ir tūlītēja un tieši saistīta ar vietējo tirgu. Polijā standarta PVN likme ir 23%, bet Latvijā tā ir 21% (lai gan noteiktām pakalpojumu kategorijām, piemēram, viesnīcām, piemēro samazinātās likmes). Ja darbinieks pazaudē čeku par pirkumu skaidrā naudā, uzņēmums nevar atgūt šo PVN, un tas nozīmē tiešus zaudējumus. Tomēr risks ir daudz lielāks par neiegūtu PVN. Abās valstīs nodokļu iestādes arvien stingrāk pastiprina atbilstības kontroli.
Risinājums ir dot darbiniekiem iespēju digitalizēt čekus jau “izdevuma brīdī”, izmantojot mobilās ierīces kā primāro rīku izdevumu pārvaldībā.
Šādas pieejas atdeve (ROI) nodrošina trīs atsevišķus, būtiskus ieguvumus un ietekmē visu uzņēmuma darbību:
Tas ietaupa milzīgu daudzumu laika. Vienā gadījumu pētījumā tika konstatēts, ka finanšu komandas iepriekš pavadīja 4–5 stundas nedēļā tikai, lai izsekotu un saskaņotu čekus, un tagad šo laiku var ietaupīt. Kopējais izdevumu apstrādes laiks var tikt samazināts par 70%.
Šis ir būtisks, bieži nepamanīts ieguvums. Tas novērš nomācošos uzdevumus un nodrošina 50% ātrāku izdevumu atmaksu, kas acīmredzami uzlabo darbinieku morāli un apmierinātību.
Šis process izveido 100% atbilstošu, meklējamu un drošu digitālo dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS). Tas ir kritiski svarīgi, lai ievērotu stingrus, nozares specifiskus datu glabāšanas un grāmatvedības noteikumus. ES viesnīcām jāievēro ne tikai GDPR regulācijas attiecībā uz viesu datiem, bet arī vietējie grāmatvedības un nodokļu likumi. Digitāla, meklējama dokumentu pārvaldības sistēma ievērojami atvieglo atbilstības pierādīšanu auditos un inspekcijās.
Šī digitālās atbilstības transformācija pārvērš pasīvu izmaksu centru par spēcīgu stratēģisku priekšrocību. Vecais atbilstības modelis nozīmē maksāt par ārpus biroja esošām, klimata kontrolētām papīra dokumentu glabātavām - tīras izmaksas. Jaunais, digitālais modelis ne tikai maksā mazāk, bet arī būtiski samazina riskus visā darbībā. Kad auditors vai regulētājs pieprasa trīs gadu vecu rēķinu, manuālais process nozīmē to panikā, caurām dienām meklēt pa kastēm. Digitālais process ir trīs sekundes ilgs atslēgvārda meklējums, kas ļauj viesnīcai atbildēt tūlīt un precīzi, demonstrēt nevainojamu kontroli un caurspīdīgumu.
Kad dati ir sistēmā (vai nav), nākamais lielais “laika zaglis” ir rīks, ko izmanto to analīzei - izklājlapa. Kā Romāns spilgti aprakstīja, vēl viena nozīmīga problēma bija naudas plūsmas pārredzamība, viņa komandai bieži trūka skaidra priekšstata par pašreizējām un gaidāmajām maksājumu saistībām, kas apgrūtināja nākotnes plānošanu.
Šī problēma ir sistemātiska. Neskatoties uz riskiem, 70% finanšu direktoru (CFO) joprojām lielā mērā paļaujas uz Excel, plānošanai, prognozēšanai un atskaišu sagatavošanai, un vairāk nekā puse finanšu komandu to izmanto finanšu plānošanai. Šī paļaušanās rada četrus kritiskus un potenciāli fatālus riskus:
Risinājums ir aizstāt atdalītu sistēmu ar reāllaika, integrētu finanšu informācijas paneli, kas darbojas kā visas darbības “smadzenes”. Tā ir viesnīcai pielāgota grāmatvedības vai Biznesa inteliģences (BI) platforma, kas kalpo kā “vienīgais patiesības avots”. Tā tieši savienojas ar īpašuma pārvaldības sistēmu (PMS), tirdzniecības vietas sistēmu (POS) un nesen digitalizētajiem rēķinu un izdevumu datiem no Laika zagļiem #1 un #2.
Pārvaldības spēju izmaiņas ir ievērojamas. Galvenais vadītājs vairs negaida atskaiti. Viņš atver vienu informācijas paneli un redz reāllaikā brīvo istabu skaitu, ienākumus no pieejamās viesnīcas istabas, darbaspēka izmaksas, un ēdienu un dzērienu peļņas maržas. Viņš var detalizēt informāciju no visas viesnīcu ķēdes pārskata līdz vienas viesnīcas sniegumam, vai pat līdz vienam problemātiskam rēķinam.
Šīs pārmaiņas stratēģiskā atdevē (ROI) izpaužas divējādi:
Tas ir galvenais stratēģiskais pavērsiens. Manuālas, izklājlapu balstītas atskaites pēc savas būtības ir reaktīvas, “gaidot mēneša beigās, lai pamanītu ieņēmumu kritumu”, kad ir jau par vēlu koriģēt periodu. Reāllaika informācijas paneļi ir proaktīvi. Vadītājs šodien redz rezervāciju kritumu un var uzreiz pielāgot cenas vai uzsākt akciju, lai problēmu atrisinātu mēneša laikā. Dati to apstiprina: viesnīcas, kas regulāri izmanto datu analīzi, piedzīvo ieņēmumu pieaugumu līdz 10%.
Tas, iespējams, ir vissvarīgākais ieguvums. Informācijas paneļi beidzot ļauj finanšu komandai pārstāt sagatavot atskaites un sākt tās analizēt. Viņi tiek atbrīvoti no garlaicīgā un laikietilpīgā datu konsolidācijas uzdevuma un var attīstīties no datu ierakstītājiem par stratēģiskiem, nākotnes orientētiem finanšu partneriem, kādi uzņēmumam nepieciešami.
Ceturtais “laika zaglis” ir pretstats lēnajam apmaksas procesam - tā ir lēnā debitoru parādu iekasēšana. Tas ir laikietilpīgs, manuāls process, kad jāseko korporatīvajiem klientiem par kavētajiem maksājumiem. Kā Romāns norāda, tas nav tikai neērtības avots; tas apdraud viņa paša finanšu stabilitāti:
“Mums bieži nebija skaidra priekšstata par pašreizējiem vai gaidāmajiem maksājumiem. Un kad rēķini korporatīvajiem klientiem tika nosūtīti vēlu, arī maksājumi kavējās. Tas tieši ietekmēja mūsu spēju plānot nākotni.”
Neatkarīgām viesnīcām, kas darbojas kā mazi un vidēji uzņēmumi (MVU), šis naudas plūsmas deficīts ir eksistenciāls drauds.
Dati ir satraucoši. Kavētie maksājumi ir kritisks drauds uzņēmuma stabilitātei. 2024. gada pētījums par maksājumu uzvedību Polijā atklāja, ka vidējais maksājuma kavējums ir samazinājies līdz 46,2 dienām. Tomēr šī problēma nav raksturīga tikai Polijai. 2024. gada Eiropas mēroga pētījums atklāja, ka uzņēmumi katru nedēļu zaudē vairāk nekā 10 stundas, vienkārši atgūstot kavētos maksājumus. Šī zaudētā produktivitāte gadā summējas līdz 73 darba dienām - milzīga administratīvā slodze. Vidējais B2B “maksājumu deficīts” (laiks starp saskaņoto maksājuma termiņu un faktisko samaksu) 2024. gadā bija 16 dienas.
Lai gan tas ir uzlabojums, šis vidējais rādītājs slēpj nopietnas nozares problēmas. Piemēram, transporta sektors, kas ir būtisks loģistikai un tūrisma nozarei, piedzīvo vidēji 61,6 dienu maksājumu kavējumus.
Šis naudas plūsmas trūkums ir regulētāju uzmanības centrā. Tikai 2024. gadā Polijas Konkurences un Patērētāju Aizsardzības biroja (UOKiK) prezidents uzsāka 31 jaunu procesu pret uzņēmumiem par šāda maksājumu sastrēguma radīšanu.
Risinājums ir automatizēta platforma rēķinu izrakstīšanai un kavēto maksājumu iekasēšanai, kas aptur “laika zagli”, automatizējot visu iekasēšanas procesu.
Šī sistēma darbojas tā, ka maksāt ir viegli, bet aizmirst ir grūti:
Atdeve no ieguldījuma (ROI) ir vienkārša un spēcīga: uzņēmumi, kas izmanto rēķinu automatizāciju, vidēji saņem maksājumus divreiz ātrāk.
Šī automatizācija nav tikai “ērtības” rīks. Tā ir kritiski svarīgs finanšu stabilitātes instruments. Viesnīcu MVU ir īpaši neaizsargāti pret naudas plūsmas trūkumiem, jo tie visbiežāk ir atkarīgi no ierobežota “naudas krājuma bankā”. Neatkarīgai viesnīcai ar nozīmīgu korporatīvo pasākumu biznesu, kavēto maksājumu automatizācija nozīmē atšķirību starp prognozējamu naudas plūsmu algu izmaksai, un iekļūšanu tajā 22% MVU, kas nespēj segt savus rēķinus. Tā ir īsts maksātspējas uzturēšanas rīks.
Pēdējais “laika zaglis” ir tāds, kas visvairāk neapmierina ģenerāldirektorus: reāllaika budžeta pārredzamības trūkums. Romāna piemērs ir universāls:
“Viesmīlībā viss ir par laiku. Viesi sagaida ātras atbildes un nevainojamu servisu, bet aizkulisēs jūs pārvaldāt rēķinus, čekus un pēdējā brīža pirkumus. Kad jūs pastāvīgi “dzēšat ugunsgrēkus”, meklējat čekus, vajājat rēķinus vai mēģināt saprast, kur palika nauda — vienkārši nav laika koncentrēties uz viesiem.”
Tā ir problēma, kad vadītāji strādā bez skaidras, aktuālas informācijas. Tas tieši noved pie:
Neefektīvs personāla grafiku plānojums, pārmērīga pasūtīšana un resursu izšķērdēšana.
Svarīgu krājumu, piemēram, svaigu dvieļu vai galveno ēdienu sastāvdaļu, izsīkšana, vājas noliktavas uzskaites dēļ.
Manuāla un nesaskaņota finanšu uzskaite palielina atbilstības kļūdu, atgriezto maksājumu un ieņēmumu zaudējumu risku.
Šis risinājums apvieno visus iepriekšējos elementus: integrēta izdevumu pārvaldības platforma, kas savieno mobilās čeku skenēšanas funkciju (Laika zaglis #2) un centrālo grāmatvedības informācijas paneli (Laika zaglis #3)
Šī sistēma veido “atbildības kultūru”, novēršot atrunu “es nezināju”. Šis pēdējais solis pārvieto visu organizāciju no izmaksu samazināšanas uz peļņas optimizēšanu. Atdeve no ieguldījuma (ROI) nav tikai izmaksu kontrole, bet to stratēģiska pārvaldība. Finanšu komandai šī integrētā sistēma ir galvenā atlīdzība: katru mēnesi viņi var slēgt grāmatvedības periodu par 3-5 dienām ātrāk.
Risinājums visiem pieciem “laika zagļiem” ir viens un tas pats: inteliģenta automatizācija. Pārejot no papīra dokumentiem un izklājlapām, Romāns un viņa komanda pārveidoja savu darbību.
“Es sapratu, ka mums jāmodernizējas - jāatbrīvojas no papīra mapēm un manuālām izklājlapām. PaveNow piesaistīja manu uzmanību, jo tā nebija sarežģīta, dārga sistēma, veidota korporācijām. Tā bija radīta reāliem uzņēmumiem kā mūsu - mazām komandām, kurām nepieciešama automatizācija bez galvassāpēm.
“Ieviešana bija ātra un intuitīva. Tagad, kad notiek pirkums - vai tā būtu minibāra papildināšana, istabu remonts vai ārējā tīrīšana - komanda vienkārši nofotografē čeku. Sistēma automātiski nolasīs datus, kategorizēs tos un sasaistīs ar pareizo nodaļu vai rezervāciju. Un tas arī viss.”
Rezultāti runā paši par sevi:
Atbrīvojoties no ikdienas administratīvajas steigas, komanda varēja atkal koncentrēties uz to, kas patiesi virza uzņēmumu uz priekšu.
2024. gada viesmīlības pārskatā Oracle norādīja, ka viesi arvien vairāk sagaida “nevainojamu, vienkāršu un personalizētu pieredzi”. Šādu augstās kvalitātes servisu nav iespējams nodrošināt, ja jūsu komanda ir aizņemta ar mazvērtīgu papīra darbu.
Nav jārisina katra problēma atsevišķi - labāk ieviest vienotu, integrētu automatizācijas sistēmu, kas apvieno visus procesus: OCR nodrošina datus digitālajai pārvaldības sistēmai; informācija tiek apkopota reāllaika informācijas paneļos; izdevumi tiek kontrolēti ar izmaksu pārvaldību; un naudas plūsma tiek nodrošināta ar automatizētajiem debitoru maksājumu atgādinājumiem.
Tomēr vissvarīgākā ieguldījuma atdeve nav finansiāla - tā ir cilvēkos. “Laika zagļi” zog ne tikai naudu, bet arī darbinieku morāli. Nesenā pētījumā 90% respondentu norādīja, ka manuālie, atkārtojošie uzdevumi tieši veicina zemu morāli un darbinieku mainību. Pašreizējā smagākajā darbaspēka trūkumā paaudzes laikā tas ir letāls, pašradīts trieciens.
Izvēle ir vienkārša. Jūs varat turpināt zaudēt laiku un naudu novecojušiem manuālajiem procesiem, vai arī ieviest automatizāciju un atgriezt komandas enerģiju tur, kur tā patiesi svarīga.