.png)
Uwaga: Materiał ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani inwestycyjnej. Przed podjęciem decyzji finansowych skonsultuj sytuację z księgowym lub doradcą.
Cash flow a zysk - różnica, która decyduje o przetrwaniu firmy
Zysk i cash flow to dwie różne odpowiedzi na dwa różne pytania.
Zysk mówi, czy biznes jest opłacalny w danym okresie - ile zarobiła firma po odjęciu kosztów od przychodów, zgodnie z zasadami księgowymi. To ważne, bo pokazuje, czy model ma sens.
Cash flow mówi coś bardziej przyziemnego: czy w firmie jest gotówka, żeby opłacić bieżące zobowiązania. Czy masz z czego zapłacić ZUS, pensje, VAT, ratę leasingu i dostawców wtedy, kiedy przychodzi termin.
I tu pojawia się sedno problemu: możesz mieć zysk i jednocześnie nie mieć pieniędzy na koncie. To częsty scenariusz w MŚP, zwłaszcza w B2B i w firmach rosnących.
Najprostsza zasada, którą warto zapamiętać:
- zysk pokazuje wynik
- cash flow decyduje, czy firma przeżyje najbliższe tygodnie
Zysk vs cashflow - porównanie
Skąd bierze się zysk na papierze i puste konto
To nie jest “błąd w księgowości” ani dowód, że firma jest źle prowadzona. Najczęściej to efekt cyklu gotówki: momentu, w którym sprzedajesz, i momentu, w którym realnie dostajesz pieniądze.
Poniżej cztery mechanizmy, które w praktyce robią największą różnicę.
Faktury wystawione to nie pieniądze w banku
W księgowości sprzedaż często “dzieje się” w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi. W cash flow sprzedaż dzieje się dopiero wtedy, kiedy pieniądze wpływają na konto.
Jeśli wystawiasz faktury z terminem 30, 45 lub 60 dni, masz naturalną lukę czasową. A jeśli klienci płacą z opóźnieniem, luka robi się jeszcze większa.
W praktyce wygląda to tak:
- sprzedajesz dziś, więc w raportach pojawia się przychód
- ale gotówka wpłynie dopiero za kilka tygodni
- a koszty często płacisz od razu albo co miesiąc
Dlatego rosnący przychód nie zawsze oznacza rosnące saldo na koncie.
Magazyn, zaliczki i VAT potrafią zjeść gotówkę
W wielu firmach pieniądze “zamieniają się” w towar, materiały lub pracę zanim wrócą w sprzedaży.
Przykłady:
- e-commerce zatowarowuje magazyn przed sezonem
- firma produkcyjna kupuje materiały i opłaca energię zanim gotowy produkt zostanie sprzedany
- firma usługowa płaci podwykonawców, zanim klient opłaci fakturę
Do tego dochodzi VAT i podatki, które potrafią być dużym wypływem gotówki, nawet jeśli na papierze firma ma dobry wynik.
Efekt jest prosty: część środków jest “zamrożona” w zapasach, zaliczkach albo w należnościach, zamiast być na koncie.
Koszty stałe płacisz co miesiąc, niezależnie od wpływów
Firmy rzadko padają przez jeden duży wydatek. Częściej padają przez regularne zobowiązania, które przychodzą zawsze w tym samym terminie, niezależnie od tego, czy klienci zapłacili.
Najczęściej to:
- wynagrodzenia i ZUS
- czynsz, media, leasing
- abonamenty, narzędzia, księgowość
- raty i zobowiązania wobec dostawców
Jeśli wpływy mają opóźnienie, a koszty są “twarde” i cykliczne, cash flow zaczyna się zaciskać mimo dodatniego wyniku.
Wzrost często pogarsza płynność
To jeden z mniej intuicyjnych momentów.
Gdy firma rośnie, rośnie sprzedaż, ale rosną też:
- należności (bo sprzedajesz więcej “na termin”)
- zapasy (bo chcesz dowieźć większe zamówienia)
- koszty operacyjne (ludzie, logistyka, marketing)
W efekcie firma może być coraz bardziej rentowna na papierze, a jednocześnie coraz bardziej napięta gotówkowo. To klasyczny moment, w którym “zysk nie dowozi płynności”.
Memoriał vs kasa
Żeby to poukładać, warto poznać dwie perspektywy liczenia wyniku.
Ujęcie memoriałowe (księgowe) patrzy na to, kiedy powstał przychód i koszt, niezależnie od tego, czy pieniądze już przepłynęły. W uproszczeniu: liczy się fakt sprzedaży i fakt kosztu.
Ujęcie kasowe (gotówkowe) patrzy na przelewy: co realnie wpłynęło i co realnie wyszło z konta w danym okresie.
Mini przykład, który pokazuje różnicę:
- 5 marca wykonujesz usługę i wystawiasz fakturę na 20 000 zł z terminem 30 dni
- w tym samym tygodniu płacisz 8 000 zł podwykonawcom i 6 000 zł kosztów stałych
- w raportach masz przychód i wygląda na to, że “jest dobrze”
- ale gotówka wyszła teraz, a wpływ będzie dopiero w kwietniu
To właśnie ta różnica powoduje wrażenie: “firma zarabia, a konto puste”.
Najczęstsze luki w cash flow w MŚP
Jeśli chcesz szybko zdiagnozować problem, najczęściej warto zacząć od czterech miejsc.
Należności
- długie terminy płatności i opóźnienia
- brak systemu przypomnień i windykacji miękkiej
- zbyt duża zależność od jednego klienta
- brak limitów kredytowych i zasad “kiedy wstrzymujemy kolejne zlecenie”
Zobowiązania
- brak kalendarza płatności i priorytetów
- płatności “na ostatnią chwilę”, bez planu wpływów
- koszty stałe, których nie da się szybko zmniejszyć
Podatki i VAT
- brak bufora podatkowego
- traktowanie VAT jako “pieniędzy firmy”
- zaskoczenie, że przy wzroście VAT do zapłaty rośnie szybciej niż saldo na koncie
Inwestycje i wzrost
- zatrudnianie i marketing bez policzenia, kiedy wzrost zacznie generować gotówkę
- zatowarowanie bez scenariusza “gorszego sezonu”
- finansowanie wzrostu konstrukcją, która spłaca się szybciej niż wraca gotówka
Jak zamknąć lukę między zyskiem a gotówką - 8 praktyk
Poniższe działania nie wymagają przebudowy firmy. To praktyki, które w większości MŚP robią największą różnicę.
1) Zrób prostą prognozę cash flow na 13 tygodni
To najprostszy system wczesnego ostrzegania. Nie potrzebujesz skomplikowanego modelu. Potrzebujesz listy:
- przewidywanych wpływów (po terminach i realnej ściągalności)
- przewidywanych wypływów (stałe i zmienne)
- tygodniowego salda
Jeśli widzisz “dziurę” za 3 tygodnie, masz czas zareagować, zamiast ratować się w panice.
2) Ustal kalendarz zobowiązań i priorytety płatności
Nie wszystkie płatności są równoważne. Uporządkowanie zobowiązań pozwala podejmować decyzje, które chronią firmę operacyjnie.
Minimum:
- lista stałych płatności i dat
- lista zobowiązań zmiennych
- zasady priorytetu, gdy wpływy się przesuwają
3) Zautomatyzuj monitoring faktur i przypomnienia
W wielu firmach problemem nie jest brak sprzedaży, tylko brak kontroli nad należnościami.
Warto mieć proces:
- przypomnienie przed terminem
- przypomnienie w dniu terminu
- miękka windykacja po 7 dniach
- jasna eskalacja po 14 i 30 dniach
4) Wprowadź zaliczki i etapowanie płatności
Jeśli realizujesz projekty, usługi lub produkcję, zaliczka i etapy potrafią radykalnie poprawić cash flow.
To nie musi być “trudne dla klienta”. To może być standard:
- start - zaliczka
- etap 1 - płatność częściowa
- zakończenie - płatność końcowa
5) Zbuduj bufor na podatki i VAT
Najprostsza metoda to oddzielić te środki od bieżącej gotówki: osobne konto, subkonto albo stała „rezerwa” odkładana po każdej płatności od klienta. VAT i podatek dochodowy to zobowiązania, które przyjdą do zapłaty w konkretnym terminie. Jeśli wydajesz te pieniądze na operacje, w dniu rozliczenia pojawia się luka płynności - nawet przy rosnącej sprzedaży.
6) Skróć DSO, czyli czas oczekiwania na płatność
To może być miks:
- krótszy termin płatności dla nowych klientów
- rabat za wcześniejszą płatność
- limit kredytowy i zasada “kolejna realizacja po uregulowaniu”
- regularne przypomnienia
7) Sprawdź koszty stałe i elastyczność
Zidentyfikuj koszty, które “ciągną” firmę co miesiąc i zastanów się:
- co można renegocjować
- co można przenieść na model zmienny
- gdzie jest ryzyko, że firma będzie płaciła niezależnie od wpływów
8) Finansuj wzrost konstrukcją, która pasuje do cyklu wpływów
Jeśli pieniądze wracają do firmy po 30-60 dniach, a spłata finansowania zaczyna się dużo wcześniej, bardzo łatwo o napięcie płynności. W praktyce firma rośnie, ale gotówka nie nadąża, bo raty „wyprzedzają” wpływy od klientów.
Dobre finansowanie nie przyspiesza cyklu na siłę. Jest zaprojektowane tak, żeby stabilizować przepływy: ma koszt policzalny w złotówkach, harmonogram pasujący do realnych wpływów i jasne zasady na gorszy miesiąc.
Jeśli chcesz porównywać oferty bez ryzyka spirali kosztów, zobacz też: Alternatywa dla kredytu bankowego dla firm - jak wybrać finansowanie bez spirali kosztów oraz Słowniczek finansowania dla firm - pojęcia z umów i pytania na spotkania.
Mini case studies - jak to wygląda w praktyce
Case 1 - firma usługowa B2B, rosnąca sprzedaż i napięte konto
Firma pozyskiwała coraz więcej klientów. W raportach wyglądało to dobrze: przychód rósł, koszty były pod kontrolą, a zysk się zgadzał. Problem był w czasie. Faktury miały terminy 30-60 dni, a część klientów płaciła po terminie.
W tym samym czasie firma miała stałe koszty miesięczne: wynagrodzenia, ZUS, narzędzia i podwykonawców. W efekcie gotówka wychodziła szybciej, niż wracała.
Co zadziałało:
- prognoza cash flow na 13 tygodni, żeby widzieć luki wcześniej
- proces przypomnień i miękkiej windykacji
- etapowanie płatności i zaliczki przy większych projektach
Efekt: firma dalej rosła, ale bez nerwowego “gaszenia” płatności w ostatniej chwili.
Case 2 - e-commerce przed sezonem, zysk rośnie, a gotówka znika
Przed sezonem firma zatowarowała magazyn i zwiększyła budżety marketingowe. Sprzedaż rosła, marża była OK, więc na papierze wynik wyglądał dobrze.
W praktyce większość gotówki została wydana wcześniej: na towar, logistykę i reklamę. Wpływy wracały stopniowo, a w międzyczasie dochodziły koszty stałe i podatki.
Co zadziałało:
- rozdzielenie budżetu na zatowarowanie i marketing na tygodnie, nie “na raz”
- bufor podatkowy i osobne podejście do VAT
- plan zobowiązań i priorytety płatności
Efekt: sezon przestał oznaczać ryzyko, że firma “dowiezie sprzedaż”, ale utknie bez płynności.
Podsumowanie - płynność a zysk, czyli co naprawdę warto kontrolować
Zysk mówi, czy firma działa efektywnie. Cash flow mówi, czy firma ma zdolność do działania tu i teraz. Jeśli widzisz, że sprzedaż rośnie, a konto jest coraz bardziej napięte, to najczęściej problemem jest cykl gotówki: wpływy przychodzą później niż wypływy.
Dobra wiadomość jest taka, że w większości przypadków da się to poukładać bez rewolucji. Zacznij od prognozy cash flow, porządku należności i zobowiązań oraz bufora na podatki. A jeśli potrzebujesz finansowania, wybieraj takie, które da się spokojnie spłacić w rytmie Twoich wpływów, a nie w rytmie tabelki.
.png)