OCR tehnoloģija pret manuālu rēķinu ievadi - cik daudz laika un naudas jūs zaudējat katru gadu?

Manuāla rēķinu datu ievadīšana šķiet mazs darbs, līdz jūs to saskaitāt kopā pa nedēļām un mēnešiem. Lielākajā daļā uzņēmumu tas nav viens rēķins dienā, tie ir desmitiem vai simtiem dokumentu, kas jāievada, jāpārbauda, jāsaskaņo ar maksājumu, dažkārt jāiegrāmato un jānodod apstiprināšanai. Tāpēc OCR tehnoloģija un rēķinu automatizāciju nevajadzētu uzskatīt par "tikai vēl vienu rīku", bet gan par praktisku veidu, kā atgūt darba stundas un ieviest kārtību dokumentu plūsmā.

Šajā rakstā mēs aprēķinām manuālas rēķinu datu ievades faktiskās izmaksas, parādām vienkāršu veidu, kā novērtēt investīciju atdevi, un paskaidrojam, kāpēc ietekme ir saistīta ne tikai ar laiku, bet arī ar kļūdām, kavējumiem un pārslēgšanos starp uzdevumiem. Ja vēlaties sākt ar pamatiem, sāciet ar mūsu ceļvedi, kurā paskaidrots, kas ir OCR tehnoloģija rēķinu apstrādē, un pēc tam izlasiet, kā izvēlēties OCR programmatūru. Šeit galvenā uzmanība tiek pievērsta skaitļiem un rentabilitātei.

Cik maksā manuāla rēķinu datu ievade?

Manuāla rēķinu apstrāde reti nozīmē tikai kopsummu ievadīšanu, praksē kādam parasti ir jāpārbauda galvenā informācija, jāaizpilda trūkstošie lauki, jāpārliecinās par datumu atbilstību un bieži vien jāpiešķir izmaksu kategorijas vai jāsaista rēķins ar projektu. Pat ar pieredzējušu komandu tas prasa koncentrēšanos, un pie lielākiem apjomiem kļūdu risks dabiski pieaug.

Tā vietā, lai pieņemtu vienu "perfektu" laiku katram rēķinam, reālistiskāk ir strādāt ar diapazoniem. Vienkārša izdevumu rēķina apstrāde var aizņemt no 2 līdz 4 minūtēm. Rēķiniem ar daudzām pozīcijām vai neparastu izkārtojumu tās bieži ir no 5 līdz 8 minūtēm. Ja pievieno grāmatošanu, aprakstus vai darbu vairākās sistēmās, laiks atkal pieaug. Būtība ir vienkārša, atšķirība starp 3 un 6 minūtēm uz vienu rēķinu šķiet maza, taču gada griezumā tā pārvēršas par ievērojamu plaisu darba stundās un izmaksās.

OCR tehnoloģija un rēķinu automatizācija, kas patiesībā ietaupa laiku?

OCR programmatūra nolasa tekstu rēķinā un pārveido to strukturētos laukos. Praksē tas ir tikai pirmais solis. Reālais laika ietaupījums rodas no procesu automatizācijas - pārejas no "rakstīšanas" uz "pārbaudi". Labi izstrādātā darbplūsmā rēķins nonāk sistēmā, dati tiek nolasīti, un darbinieks tikai apstiprina precizitāti, akceptē to un nosūta tālāk. Tā ir atšķirība starp OCR tehnoloģiju, kas tver datus, un rēķinu automatizāciju, kas organizē visu plūsmu, no saņemšanas līdz apstiprināšanai un tālākai apstrādei.

Tas ir būtiski investīciju atdeves aprēķinam. Automatizācija reti kad pilnībā likvidē 100% darba, jo vienmēr būs izņēmumi, neparasti rēķini un nepieciešamība pēc kontroles. Tāpēc ietaupījumus labāk rēķināt kā laika samazinājumu procentos, visbiežāk tie ir aptuveni 50% līdz 80%, atkarībā no dokumentu kvalitātes un darbplūsmas.

Izmaksu un investīciju atdeves kalkulators - ātrais aprēķins 3 soļos

Lai aprēķinātu manuālas rēķinu ievades izmaksas, jums ir nepieciešami četri skaitļi: ikmēneša rēķinu apjoms, vidējais laiks viena rēķina apstrādei, darbaspēka stundas izmaksas un laika procents, ko automatizācija reāli ietaupa.

• N - rēķinu skaits mēnesī 
• T - vidējais manuālās ievades laiks vienam rēķinam (minūtēs) 
• H - stundas darbaspēka izmaksas (stundā) 
• S - reālistisks laika ietaupījuma rādītājs pēc automatizācijas (piemēram, 0,60 jeb 60%)

pirmais solis - aprēķiniet gada stundu skaitu

Gada laikā manuālai ievadei patērētās stundas:

• stundas gadā = (N x T / 60) x 12

Šis aprēķins parāda, cik stundu gadā tiek izmantots tikai un vienīgi rēķinu datu ievadīšanai.

Otrais solis - laika pārvēršana izmaksās

Gada izmaksas manuālai ievadei:

• Gada izmaksas = gada stundas x H

Šīs ir darbaspēka izmaksas tikai par manuālu datu ievadi vien.

trešais solis - ietaupījumu un investīciju atdeves aprēķināšana

Gada ietaupījums pēc OCR tehnoloģijas un automatizācijas ieviešanas:

• gada ietaupījums = gada izmaksas x S

Rīka investīciju atdeve (ROI):

• ROI = (gada ietaupījums - rīka gada izmaksas) / rīka gada izmaksas

Praksē automatizācija neizslēdz 100% darba, jo vienmēr vajag laiku pārbaudēm un izņēmuma gadījumiem. Tāpēc drošāk ir izmantot S diapazonā no 0,50 līdz 0,80 un aprēķināt divus scenārijus, konservatīvo un optimistisko.

Trīs scenāriji, kas parāda mērogu

Lai redzētu, kā aug manuālā darba izmaksas, šeit ir trīs vienkārši scenāriji.

Mazā uzņēmumā ar 150 rēķiniem mēnesī, 6 minūtēm uz rēķinu un stundas likmi 16 eiro rezultāts ir aptuveni 180 stundas gadā. Tas pārvēršas par 2 880 eiro darbaspēka izmaksās. Ja automatizācija ietaupa 60% no šī laika, gada ietaupījums ir 1 728 eiro. Mazākās komandās lielākais ieguvums bieži vien ir operatīvs miers un atgūtās stundas, ko var veltīt darbam, kas virza biznesu uz priekšu.

Augošā uzņēmumā ar 600 rēķiniem mēnesī, 5 minūtēm uz rēķinu un stundas likmi 21 eiro, tiek patērētas 600 stundas gadā - aptuveni 12 600 eiro manuālās ievades izmaksās. Ar 70% laika ietaupījumu automatizācija sniedz 8 820 eiro gada ietaupījumu. Šajā brīdī ietekme kļūst ļoti jūtama, simtiem stundu vairs nebremzē komandu.

Pie lielāka apjoma, piemēram, 2 000 rēķiniem mēnesī un 4 minūtēm uz rēķinu, gada stundu skaits sasniedz aptuveni 1 600. Ar stundas likmi 25 eiro, tās ir 40 000 eiro manuālās ievades izmaksās. Ar 75% laika ietaupījumu gada ietaupījums ir aptuveni 30 000 eiro. Šādā mērogā automatizācija nav tikai izmaksu jautājums, tā kļūst par kapacitātes jautājumu, ļaujot komandai tikt galā ar izaugsmi, nepalielinot darbinieku skaitu.

Manuālās datu ievades slēptās izmaksas

Praksē manuālā ievade nav tikai laiks. Kļūdas un to sekas arī maksā naudu - labojumi, precizēšana ar piegādātājiem un atkārtots darbs grāmatvedībā. Kavējumi arī maksā laiku - rēķini stāv un krājas, pirms kāds tos ievada, pēc tam atkal gaida apstiprinājumu, un maksājumi aizkavējas. Pārslēgšanās starp uzdevumiem pievieno vēl vienu slāni, jo šāda veida darbu ir viegli pārtraukt, un katrs pārtraukums nozīmē dažas minūtes, lai atkal sakoncentrētos.

Šīs izmaksas ir grūti piesaistīt vienam rēķinam, taču mēneša griezumā tās var patērēt vairāk laika nekā pati datu ievade.

Kad OCR tehnoloģija nesniegs tūlītēju lielu efektu

Rēķinu automatizācija reti strādā perfekti no pirmās dienas, jo daudzos uzņēmumos ierobežojošais faktors nav tehnoloģija, tā ir ievades kvalitāte un veids, kā dokumenti pārvietojas pa organizāciju. OCR tehnoloģija var atvieglot repetitīvu rakstīšanu, taču tikai tad, ja rēķinus var nolasīt uzticami un darba plūsma ir skaidra.

Dokumentu kvalitāte ir nevienmērīga

Visizplatītākais šķērslis ir dokumentu kvalitāte. Ja rēķini tiek saņemti kā telefona fotogrāfijas sliktā apgaismojumā, ar nogrieztām malām vai zemā izšķirtspējā, datu nolasīšana kļūst mazāk uzticama un lietotāji tērē laiku, labojot laukus. Praksē daži pamatnoteikumi sniedz milzīgu atšķirību - labāka skenēšanas kvalitāte, pilnas lapas, nolasāms kontrasts un viens fails katram dokumentam. Jo konsekventāka ir ievade, jo mazāk "manuālā darba pēc OCR".

Pārāk daudz izņēmumu un nestandarta dokumentu

Otrs iemesls ir liels izņēmumu skaits. Ja rēķini ir ļoti atšķirīgi, tajos ir neparasti lauki, tie ir dažādās valodās un izkārtojumos vai tajos bieži trūkst galvenās informācijas, automatizācija joprojām palīdzēs, taču vairāk kā atbalsta rīks, nevis process, kuram gandrīz nav jāpieskaras. Tas nenozīmē, ka OCR nav tā vērts. Parasti tas nozīmē, ka ir jānodala gadījumi, kuros automatizācija sniedz vislielāko atdevi, un izņēmumi jāapstrādā atsevišķā plūsmā.

Neskaidra atbildība un apstiprināšanas process

Trešais berzes punkts ir neskaidra atbildība un process. Pat vislabākā OCR tehnoloģija nepalīdzēs, ja dokumenti "riņķo" pa e-pastiem, apstiprināšana notiek izklājlapās, kāds ievada datus vēl kaut kur citur un komandai joprojām ir jāpārraksta informācija vairākos rīkos. Šādā modelī automatizācija tehniski eksistē, taču organizācijā nav vietas, kur parādīties laika vai līdzekļu ietaupījumam.

Integrācijas trūkums rada dubultu darbu

Ceturtais šķērslis ir integrācija, vai tās trūkums. Ja nolasītie dati nenonāk vietā, kur tie galu galā ir nepieciešami, komandām nākas tos pārkopēt vēlreiz. Biežs scenārijs ir tāds, ka OCR nolasa rēķinu, bet kāds joprojām iekopē tās pašas vērtības grāmatvedības, ERP vai maksājumu rīkos. Šādā gadījumā ietaupījums ir mazāks, jo automatizācija apstājas pusceļā.

Ko darīt, lai automatizācija sāktu darboties ātri

Secinājums ir vienkāršs - OCR tehnoloģija sniedz vislielāko ietekmi tad, ja ievade ir konsekventa, dokumenti ir pietiekami atkārtojami un darba plūsma ir skaidra.

Lai automatizācija sāktu darboties ātri, vissvarīgākie ir trīs elementi:

• viena vieta, kur rēķini nonāk un tiek apstrādāti (nevis vairāki paralēli kanāli)
• skaidra darba plūsma: kurš ievada, kurš apstiprina, kas skaitās izņēmums un kas ar datiem notiek tālāk
• dokumentu kvalitātes standarti un strukturēta pieeja izņēmumiem

Šīs nav "perfektās pasaules" prasības. Tie ir pamati, kas nosaka, vai automatizācija tiešām atgūst laiku, vai tikai aizstāj datu ievadi ar to labošanu.

Kopsavilkums - cik daudz laika un naudas var atgūt ar OCR?

Manuāla rēķinu ievadīšana izskatās pēc niecīga uzdevuma, taču gada laikā tā var pārvērsties simtos stundu monotona darba. Šīs izmaksas pieaug lineāri līdz ar rēķinu apjomu un bieži kļūst par slēptu šķērsli izaugsmei, lai apstrādātu vairāk rēķinu, komandām ir vai nu jāpiesaista papildu darbinieki, vai jāsamierinās ar kavēšanos.

OCR tehnoloģija un rēķinu automatizācija nav "maģija". Tie novirza darbu no datu ievades uz to pārbaudi. Kad dati tiek iegūti automātiski, komandas atgūst laiku, samazina kļūdu skaitu un paātrina dokumentu plūsmu. Vislielākā investīciju atdeve parādās tad, kad darba plūsmas ir skaidras, dokumenti ir lasāmi un dati nav jādublē vairākos rīkos.