Firmy coraz częściej przegrywają nie z rynkiem, tylko z formalnościami

Przez lata największym zagrożeniem dla wielu firm był brak klientów, spadek sprzedaży albo problemy z płynnością. Przedsiębiorcy skupiali się głównie na tym, jak zdobywać kontrakty, utrzymywać rentowność i rozwijać działalność szybciej niż konkurencja. 

Dziś coraz częściej pojawia się jednak zupełnie inny problem. Firma może mieć klientów. Może mieć przychody. Może nawet rozwijać się szybciej niż wcześniej. A mimo to coraz więcej ryzyk zaczyna pojawiać się nie w sprzedaży, ale w formalnościach, dokumentach i procesach operacyjnych. Bo współczesny biznes coraz rzadziej przegrywa wyłącznie z rynkiem. Coraz częściej przegrywa z chaosem organizacyjnym, błędami formalnymi i rosnącą złożonością obowiązków administracyjnych.

I właśnie dlatego temat procesów finansowych, dokumentów i kontroli operacyjnej przestaje być dziś „problemem księgowości”. Coraz częściej staje się jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa firmy.

Ryzyko coraz częściej pojawia się po stronie formalnej, nie biznesowej

Jeszcze kilka lat temu wiele firm mogło funkcjonować w dość prostym modelu operacyjnym. Dokumenty były rozproszone między mailami i folderami, część decyzji zapadała telefonicznie, a wiele procesów działało bardziej „na doświadczeniu” niż na uporządkowanym systemie. I przez długi czas taki model potrafił działać.

Problem polega na tym, że wraz ze wzrostem liczby obowiązków administracyjnych, zmian podatkowych i cyfryzacji procesów finansowych margines błędu zaczyna się coraz bardziej zmniejszać.

Coraz częściej problemem nie jest już:

• brak faktury,
• brak płatności,
• czy brak klienta.

Problemem staje się:

• błędny proces,
• niepełna dokumentacja,
• brak śladu decyzyjnego,
• opóźniony obieg dokumentów,
• lub formalny błąd, który przez długi czas pozostawał niewidoczny.

I właśnie dlatego coraz więcej firm zaczyna odczuwać, że ryzyko operacyjne przesuwa się dziś z poziomu „rynku” na poziom organizacji i zgodności procesów.

Fiskus coraz częściej analizuje nie tylko podatki, ale też proces

Bardzo dobrze widać to na przykładzie estońskiego CIT. Jak opisuje Business Insider, polska skarbówka coraz intensywniej kontroluje firmy korzystające z tego modelu opodatkowania, a setki spółek mają problemy wynikające nie tyle z samego podatku, co z błędów formalnych i niespełnienia określonych warunków systemowych (businessinsider.com.pl). To bardzo ważna zmiana.

Ona pokazuje, że coraz częściej problemem nie jest już wyłącznie wysokość podatku, ale sposób działania firmy:

• jak wygląda dokumentacja,
• czy procesy były poprawnie realizowane,
• czy decyzje zostały właściwie udokumentowane,
• i czy firma jest w stanie odtworzyć pełną historię działań.

W praktyce oznacza to, że coraz większe znaczenie zaczyna mieć nie tylko sama księgowość, ale również:

• spójność danych,
• obieg dokumentów,
• centralizacja informacji,
• i możliwość szybkiego odtworzenia procesów finansowych.

Problem formalny może wrócić po latach

Jeszcze mocniej pokazują to zmiany dotyczące przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jak opisuje Puls Biznesu, nowe przepisy mogą znacząco osłabić ochronę podatników wynikającą z przedawnienia zobowiązań, między innymi poprzez możliwość wszczynania postępowań karnych skarbowych wpływających na bieg przedawnienia (pb.pl).

Dla wielu przedsiębiorców to bardzo ważny sygnał. Bo oznacza, że problem formalny nie zawsze kończy się po kilku miesiącach. Coraz częściej może wracać po latach:

• w trakcie kontroli,
• przy due diligence,
• podczas sprzedaży firmy,
• rozmów z inwestorem,
• albo przy próbie pozyskania finansowania.

I właśnie dlatego uporządkowanie procesów przestaje być wyłącznie kwestią wygody. Coraz częściej staje się elementem ograniczania ryzyka biznesowego.

Polska nadal pozostaje jednym z trudniejszych miejsc do prowadzenia biznesu

To nie jest przypadek, że coraz więcej przedsiębiorców odczuwa przeciążenie formalnościami. Jak wskazuje Business Insider, Polska nadal znajduje się bardzo wysoko w rankingach trudności prowadzenia biznesu i poziomu skomplikowania systemu podatkowego (businessinsider.com.pl).

I choć firmy coraz lepiej radzą sobie z konkurencją rynkową, sprzedażą czy technologią, to właśnie złożoność obowiązków administracyjnych coraz częściej zaczyna pochłaniać ogromną część energii operacyjnej. W praktyce oznacza to:

• więcej czasu poświęcanego na zgodność,
• więcej kontroli,
• więcej obowiązków dokumentacyjnych,
• większe znaczenie terminów,
• i dużo mniejszy margines błędu niż jeszcze kilka lat temu.

KSeF jest tylko jednym z przykładów większej zmiany

Bardzo dobrze widać to również wokół KSeF. Wiele firm nadal traktuje obowiązkowe e-fakturowanie głównie jako „kolejny system”. Tymczasem prawdziwa zmiana dzieje się dużo głębiej. KSeF wymusza:

• większą spójność danych,
• szybszy obieg dokumentów,
• większą kontrolę procesów,
• i większą widoczność tego, co realnie dzieje się w finansach firmy.

I właśnie dlatego dla wielu organizacji największym wyzwaniem nie będzie sama integracja technologiczna, ale uporządkowanie procesów, które przez lata działały w rozproszony sposób. Pisaliśmy o tym szerzej w artykule KSeF nie tworzy chaosu w firmach. Pokazuje, gdzie chaos już był.

Największy problem? Firmy często widzą chaos dopiero wtedy, gdy pojawia się ryzyko

To jeden z najbardziej podstępnych mechanizmów. Przez długi czas rozproszone procesy potrafią działać „wystarczająco dobrze”. Dokumenty są gdzieś zapisane. Ktoś pamięta o terminie. Ktoś wie, gdzie znaleźć odpowiednią wersję pliku. Ktoś pilnuje komunikacji z księgowością. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy:

• firma rośnie,
• pojawia się kontrola,
• zmieniają się przepisy,
• przybywa dokumentów,
• lub trzeba szybko odtworzyć historię decyzji i zobowiązań.

I właśnie wtedy okazuje się, że największym problemem nie jest pojedynczy błąd. Problemem jest brak procesu.

Coraz większą przewagę będą miały firmy uporządkowane operacyjnie

To prawdopodobnie jedna z największych zmian, które czekają przedsiębiorców w najbliższych latach. Przewagę coraz częściej będą budowały nie tylko firmy:

• sprzedające więcej,
• rosnące szybciej,
• albo mające większy budżet.

Coraz większą przewagę będą miały organizacje, które:

• szybciej widzą dane,
• mają uporządkowany obieg dokumentów,
• kontrolują zobowiązania,
• potrafią odtworzyć procesy,
• i działają na spójnych informacjach zamiast rozproszonych plików, maili i ręcznych działań.

Bo w obecnych realiach problemem coraz rzadziej jest wyłącznie rynek. Coraz częściej problemem staje się zdolność firmy do funkcjonowania w coraz bardziej złożonym środowisku formalnym.