KSeF nie tworzy chaosu w firmach. Pokazuje, gdzie chaos już był

Przez lata wiele firm mogło funkcjonować bez uporządkowanego procesu dokumentowego. Faktury przychodziły mailowo. Część trafiała do księgowości od razu, część kilka dni później. Niektóre były zatwierdzane w komunikatorach, inne telefonicznie albo „na szybko” między spotkaniami. Dokumenty znajdowały się w mailach, folderach, Excelach i pamięci konkretnych osób. I przez długi czas to działało. Albo przynajmniej sprawiało takie wrażenie.

Bo problem z rozproszonym obiegiem dokumentów bardzo rzadko widać od razu. Najczęściej ujawnia się dopiero wtedy, gdy firma zaczyna działać szybciej, ma więcej kosztów, więcej faktur i więcej osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji. I właśnie dlatego dla wielu przedsiębiorców KSeF nie będzie największym problemem samym w sobie. Problemem będzie to, że obowiązkowe e-fakturowanie zacznie wymuszać procesy, których wcześniej po prostu nie było.

Jak opisuje Bankier.pl, wokół KSeF coraz częściej pojawiają się pytania nie tylko o sam system, ale również o odpowiedzialność za faktury, sposób ich wystawiania i organizację pracy - szczególnie w środowiskach freelancerskich i małych firmach działających dotąd bardzo nieformalnie. (bankier.pl) I to bardzo dobrze pokazuje, że KSeF nie tworzy chaosu. On po prostu sprawia, że wcześniej ukryty chaos staje się widoczny.

Problem wielu firm nie polega na braku narzędzi. Problem polega na braku procesu

Większość firm nie budowała swoich procesów finansowych „od zera”. Powstawały stopniowo. Najpierw wystarczał Excel. Potem dochodził mailowy obieg dokumentów. Później księgowość, kolejne osoby w zespole, nowe projekty, więcej kosztów i więcej faktur.

I właśnie wtedy zaczyna pojawiać się problem: firma rośnie szybciej niż procesy, które mają ją obsługiwać. Przez długi czas nie wygląda to jeszcze groźnie. Faktury nadal są wystawiane. Koszty są księgowane. Firma działa normalnie.

Ale od środka zaczyna narastać chaos:

• część dokumentów trafia do księgowości za późno,
• faktury są rozproszone między mailami i folderami,
• nikt nie ma pełnej widoczności kosztów,
• akceptacje odbywają się poza systemem,
• odpowiedzialność za dokumenty jest niejasna,
• dane pojawiają się dopiero po czasie.

I właśnie dlatego dla wielu firm KSeF stanie się pierwszym momentem, w którym zobaczą, jak bardzo ich procesy były oparte na improwizacji.

KSeF wymusza coś więcej niż nowy sposób wystawiania faktur

To bardzo ważny moment całej dyskusji. Wiele firm nadal patrzy na KSeF głównie jak na kolejny obowiązek administracyjny albo „nowy system do faktur”. Tymczasem prawdziwa zmiana dzieje się dużo głębiej.

KSeF wymusza:

• większą spójność danych,
• szybszy obieg dokumentów,
• uporządkowaną odpowiedzialność,
• kontrolę nad statusem dokumentów,
• większą przewidywalność procesów,
• i bieżącą widoczność tego, co realnie dzieje się w finansach firmy.

To właśnie dlatego coraz więcej firm zaczyna wcześniej przygotowywać procesy do obowiązkowego e-fakturowania i analizować, jak będzie wyglądał obieg dokumentów po wdrożeniu KSeF. Szerzej pisaliśmy o tym w artykule Wszystko o KSeF - Jak przygotować firmę do KSeF.

Problem polega na tym, że wiele biznesów nadal działa w modelu, w którym ogromna część wiedzy znajduje się:

• w mailach,
• w komunikatorach,
• w pojedynczych Excelach,
• albo po prostu „w głowie” konkretnych osób.

I właśnie dlatego wdrożenie KSeF bardzo często nie będzie problemem technologicznym. Będzie problemem organizacyjnym. Szczególnie w firmach, które nadal działają na rozproszonych dokumentach, ręcznych akceptacjach i mailowym obiegu faktur.

KSeF nie tworzy problemów z widocznością danych. On je pokazuje

To jeden z najbardziej niedocenianych elementów całej zmiany. W wielu firmach właściciel lub osoba zarządzająca finansami nie ma dziś pełnego obrazu:

• jakie koszty są już zatwierdzone,
• które dokumenty nadal czekają,
• jakie zobowiązania pojawią się za tydzień,
• które faktury zostały już zaksięgowane,
• i gdzie realnie zaczyna pojawiać się napięcie płynnościowe.

Przez lata taki model jeszcze dało się utrzymać, szczególnie w mniejszych organizacjach. Ale im szybciej rośnie firma, tym bardziej rozproszone dane zaczynają wpływać na decyzje operacyjne, płynność i bezpieczeństwo finansowe. To właśnie dlatego coraz większe znaczenie zaczyna mieć nie tylko samo księgowanie dokumentów, ale również:

• szybkość obiegu informacji,
• bieżąca kontrola kosztów,
• widoczność zobowiązań,
• i wcześniejsze wychwytywanie problemów.

Największy problem? Firmy próbują uporządkować proces dopiero wtedy, gdy muszą

To bardzo częsty scenariusz. Dopóki firma działa „w miarę normalnie”, chaos dokumentowy wydaje się czymś, co można jeszcze kontrolować ręcznie. Ktoś pamięta o fakturze. Ktoś przypomni księgowości. Ktoś wyśle dokument dalej. Ktoś wie, gdzie znajduje się właściwa wersja pliku.

Problem zaczyna się wtedy, gdy:

• firma ma więcej klientów,
• więcej kosztów,
• większy zespół,
• więcej dokumentów,
• i coraz mniej czasu na ręczne pilnowanie procesu.

I właśnie wtedy okazuje się, że największym problemem nie jest sam KSeF. Największym problemem jest brak procesu, który wcześniej był ukryty pod codziennym improwizowaniem.

KSeF jest bardziej testem organizacji niż technologii

To prawdopodobnie najważniejszy wniosek z całej zmiany. Firmy, które już dziś mają:

• uporządkowany obieg dokumentów,
• jasną odpowiedzialność,
• bieżącą widoczność kosztów,
• centralizację danych,
• i procesy działające w jednym miejscu,

najprawdopodobniej przejdą przez KSeF dużo spokojniej niż organizacje, które nadal funkcjonują na rozproszonych plikach, mailach i ręcznych działaniach. Bo sam KSeF nie tworzy chaosu. On po prostu pokazuje, gdzie chaos już wcześniej był - tylko jeszcze nie był aż tak widoczny.