Dlaczego firmy najpierw opóźniają ZUS i podatki?

Kiedy firmie zaczyna brakować gotówki, rzadko przestaje płacić przypadkowo.

Najpierw chroni to, co pozwala jej dalej działać: wynagrodzenia, dostawców, paliwo, leasing, towar, podwykonawców i koszty realizacji kontraktów. Dopiero później, często jako jeden z ostatnich elementów układanki, pojawia się decyzja o przesunięciu ZUS lub podatku. To nie znaczy, że przedsiębiorcy traktują te zobowiązania jako nieważne. Raczej pokazuje coś dużo bardziej niepokojącego: dla wielu firm ZUS i fiskus stają się ostatnim buforem płynności.

Jak informuje 300Gospodarka na podstawie badania “Kultura finansowa Polaków” przygotowanego dla BIG InfoMonitor, przedsiębiorstwa mające problemy z płynnością najczęściej odkładają płatności wobec instytucji publicznych. ZUS znalazł się na czele rankingu podmiotów, wobec których firmy deklarują największą skłonność do opóźnień płatności. (300gospodarka.pl)

To ważny sygnał, bo opóźnienie ZUS rzadko jest początkiem problemu. Dużo częściej jest momentem, w którym wcześniejsze napięcia stają się widoczne: klient zapłacił za późno, koszty urosły szybciej niż marża, kilka zobowiązań skumulowało się w jednym tygodniu, a firma musiała zdecydować, co zapłacić najpierw.

I właśnie dlatego pytanie nie brzmi tylko: dlaczego firmy opóźniają ZUS i podatki? Lepsze pytanie brzmi: co dzieje się wcześniej, zanim firma zaczyna traktować je jako sposób na kupienie sobie czasu?

ZUS i podatki stają się “płatnością, która może jeszcze chwilę poczekać”

W teorii wszystkie zobowiązania mają termin i konsekwencje. W praktyce przedsiębiorca działający pod presją płynności zaczyna myśleć inaczej: które opóźnienie zatrzyma firmę dziś, a które stworzy problem trochę później? Jeśli nie zapłaci wynagrodzeń, ryzykuje utratę ludzi i zaufania zespołu. Jeśli nie opłaci kluczowego dostawcy, może zatrzymać realizację zamówień lub produkcję. Jeśli nie zapłaci leasingu, paliwa albo podwykonawców, firma może przestać działać operacyjnie niemal natychmiast.

ZUS i podatki, mimo bardzo realnych konsekwencji, bywają postrzegane inaczej. Dają jeszcze chwilę czasu. I właśnie dlatego stają się dla wielu przedsiębiorców ostatnim buforem płynności. To oczywiście nie rozwiązuje problemu. Wręcz przeciwnie - często go pogłębia. Ale dobrze pokazuje logikę działania firm w momencie napięcia finansowego. Przedsiębiorca bardzo często nie wybiera między “zapłacić albo nie zapłacić”.

Wybiera między:

utrzymaniem działalności dziś,
a ryzykiem problemów administracyjnych i finansowych za kilka tygodni.

Opóźnienie ZUS rzadko jest początkiem problemu. Częściej jego objawem

Zaległość wobec ZUS lub Urzędu Skarbowego bardzo rzadko pojawia się jako pierwszy sygnał problemów. Najczęściej wcześniej firma już od jakiegoś czasu działała na coraz mniejszym marginesie bezpieczeństwa. Klient zaczął później płacić. Koszty wzrosły szybciej niż zakładano. Marża na kontrakcie okazała się niższa. Kilka dużych płatności skumulowało się w tym samym momencie. Firma finansowała jeden projekt wpływami z kolejnego.

Z zewnątrz biznes nadal może wyglądać stabilnie. Sprzedaż jest. Klienci są. Projekty są realizowane. Ale od środka coraz większa część energii zaczyna być poświęcana nie rozwojowi, tylko zarządzaniu timingiem gotówki. I właśnie dlatego samo pytanie “dlaczego firma nie zapłaciła ZUS?” często jest zadawane zbyt późno.

Znacznie ważniejsze jest pytanie:

kiedy firma zaczęła tracić kontrolę nad przepływami,
dlaczego napięcie zostało zauważone tak późno,
i czy problem wynika z chwilowej luki płynnościowej, czy z głębszego problemu modelu biznesowego.

Ten mechanizm opisaliśmy szerzej w artykule o tym, kiedy zaległości wobec ZUS i US zaczynają tworzyć pętlę zadłużenia, a kiedy finansowanie może realnie pomóc odzyskać kontrolę nad sytuacją.

Problem wielu firm nie zaczyna się od braku sprzedaży

To jeden z najważniejszych i jednocześnie najbardziej mylących elementów problemów płynnościowych. Firma może mieć klientów, przychody i nowe kontrakty, a jednocześnie coraz mocniej odczuwać brak gotówki. Dzieje się tak dlatego, że sprzedaż i płynność to nie jest to samo.

Pieniądze mogą wracać zbyt wolno względem kosztów. Firma może finansować realizację kontraktu dużo wcześniej, niż sama otrzyma środki. Kilka większych wydatków może skumulować się w jednym tygodniu. Opóźnienia kontrahentów mogą zacząć tworzyć efekt domina. I właśnie wtedy przedsiębiorca zaczyna zarządzać kolejnością płatności zamiast realnie kontrolować cashflow.

To dlatego wiele firm z problemami płynnościowymi wcale nie wygląda jak firmy „w kryzysie”. Często są to biznesy rozwijające się, posiadające majątek i aktywnie działające na rynku. Problem polega na tym, że koszty zaczynają wymagać gotówki szybciej, niż firma jest w stanie ją odzyskiwać.

Ten temat rozwijamy szerzej w artykule o różnicy między cash flow a zyskiem.

Największe ryzyko? Firma kupuje czas, ale traci przestrzeń manewru

Przesunięcie ZUS lub podatku często daje chwilowy oddech. Pozwala zapłacić ludziom. Utrzymać dostawcę. Zrealizować kontrakt. Nie zatrzymać działalności w najgorszym możliwym momencie. Problem polega na tym, że taki oddech zwykle jest bardzo krótki.

Zaległość publicznoprawna zaczyna generować odsetki, stres, ryzyko egzekucji i coraz większą presję operacyjną. Może również utrudnić rozmowy z bankami, leasingodawcami lub instytucjami finansującymi, bo zaległości wobec ZUS i Urzędu Skarbowego są jednym z pierwszych sygnałów ostrzegawczych analizowanych przy ocenie ryzyka firmy.

I właśnie dlatego finansowanie zaległości publicznoprawnych ma sens tylko wtedy, gdy jest elementem uporządkowania sytuacji, a nie kolejnym sposobem na odsunięcie problemu w czasie.

Potrzebne jest:

realne źródło spłaty,
odzyskanie kontroli nad cashflow,
zrozumienie przyczyny problemu,
i plan, który pozwoli uniknąć powtarzania tego samego mechanizmu za kilka miesięcy.

O tym szerzej pisaliśmy również w artykule o tym, kiedy finansowanie pozabankowe dla firmy ma sens, a kiedy jedynie zwiększa ryzyko.

Problem wielu firm nie polega na braku danych. Problem polega na tym, że widzą je za późno

W wielu przypadkach przedsiębiorca dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy musi zdecydować:

czy zapłacić ZUS,
czy wynagrodzenia,
czy leasing,
czy dostawcę.

To oznacza, że wcześniej zabrakło widoczności.

Firma nie zauważyła odpowiednio wcześnie, że kilka dużych płatności skumuluje się w jednym terminie. Nie widziała, że kontrahenci systematycznie wydłużają płatności. Nie miała pełnego obrazu kosztów i zobowiązań na kolejne tygodnie.

I właśnie dlatego coraz większe znaczenie zaczyna mieć nie tylko sama sprzedaż, ale również:

bieżąca widoczność kosztów,
szybszy obieg dokumentów,
kontrola zobowiązań,
lepsze rozumienie cashflow,
wcześniejsze wychwytywanie napięć płynnościowych.

To między innymi dlatego firmy coraz częściej automatyzują procesy finansowe i odchodzą od rozproszonych danych w Excelach oraz mailach. Szerzej pisaliśmy o tym w artykułach Czy Twój Excel Cię okłamuje? oraz OCR vs ręczne wpisywanie faktur.

ZUS nie powinien być systemem wczesnego ostrzegania

Jeśli firma dowiaduje się o problemie z płynnością dopiero wtedy, gdy zaczyna przesuwać ZUS lub podatki, to znaczy, że sygnał ostrzegawczy pojawił się za późno. Bo prawdziwa kontrola płynności nie zaczyna się od pytania: “którą płatność możemy jeszcze opóźnić?”

Zaczyna się dużo wcześniej: