KSeF obejmie także zwolnionych z VAT. Kończy się era “prostego” fakturowania

Przez lata wielu przedsiębiorców działało w przekonaniu, że najbardziej skomplikowane obowiązki podatkowe dotyczą przede wszystkim dużych firm. Mikrofirmy i działalności zwolnione z VAT funkcjonowały często dużo prościej: mniej formalności, prostsze fakturowanie, mniej systemów i mniej procesów. KSeF coraz mocniej pokazuje jednak, że ten podział zaczyna znikać.

Jak opisuje Gazeta Prawna, Ministerstwo Finansów nie planuje wyłączać z obowiązkowego KSeF przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Jednocześnie pojawiają się kolejne zmiany i doprecyzowania dotyczące funkcjonowania systemu, między innymi w zakresie obsługi błędów, duplikatów czy działania Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (gazetaprawna.pl). I właśnie to jest prawdopodobnie jeden z najmocniejszych sygnałów pokazujących, w którą stronę zmienia się dziś prowadzenie biznesu w Polsce.

Bo problemem przestaje być już tylko sam system do wystawiania faktur. Coraz bardziej chodzi o to, że nawet najmniejsze firmy będą musiały działać w dużo bardziej uporządkowanym, cyfrowym i procesowym środowisku niż jeszcze kilka lat temu.

Mała firma coraz rzadziej oznacza prosty proces

To jeden z najbardziej niedocenianych elementów całej zmiany. Przez lata wiele mikrofirm i działalności gospodarczych działało w modelu:

• prostego fakturowania,
• mailowego obiegu dokumentów,
• ręcznego pilnowania terminów,
• i bardzo ograniczonej liczby formalnych procedur.

Problem polega na tym, że wraz z cyfryzacją administracji i rosnącą liczbą obowiązków taki model zaczyna być coraz trudniejszy do utrzymania. Bo nawet najmniejsze firmy coraz częściej muszą dziś:

• archiwizować dokumenty,
• pilnować statusów,
• zachowywać spójność danych,
• kontrolować obieg faktur,
• i szybko odtwarzać historię dokumentów oraz decyzji.

I właśnie dlatego KSeF jest dużo większą zmianą niż tylko „nowy sposób wystawiania faktur”.

Problemem nie będzie technologia. Problemem będzie codzienny proces

Wiele firm nadal patrzy na KSeF głównie jak na integrację techniczną. Tymczasem w praktyce największe problemy bardzo często pojawią się dużo później. Nie wtedy, gdy firma podłączy system. Tylko wtedy, gdy trzeba będzie codziennie zarządzać:

• akceptacjami kosztów,
• obiegiem dokumentów,
• odpowiedzialnością za faktury,
• kontrolą statusów,
• i przepływem informacji między księgowością, właścicielem oraz zespołem.

To szczególnie ważne w małych organizacjach, gdzie przez lata wiele procesów działało „na pamięci”. Ktoś wiedział, że faktura przyszła. Ktoś pamiętał o przekazaniu dokumentu dalej. Ktoś miał zapisany plik lokalnie. Ktoś pilnował terminów ręcznie. I właśnie dlatego dla wielu firm największym wyzwaniem nie będzie sam KSeF. Największym wyzwaniem będzie uporządkowanie codziennego sposobu działania.

KSeF coraz mocniej wymusza standaryzację procesów

To bardzo ważna zmiana z perspektywy całego rynku. Jeszcze kilka lat temu wiele firm mogło pozwolić sobie na bardzo rozproszony model pracy z dokumentami. Dziś coraz mniej obszarów pozostawia przestrzeń na improwizację. KSeF wymusza:

• większą spójność danych,
• szybszy obieg dokumentów,
• większą kontrolę procesów,
• centralizację informacji,
• i większą widoczność tego, co realnie dzieje się w finansach firmy.

I właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców zaczyna rozumieć, że problemem nie jest wyłącznie sam obowiązek korzystania z KSeF. Problemem jest to, czy firma posiada procesy, które są w stanie funkcjonować w bardziej uporządkowanym i cyfrowym środowisku. Ten mechanizm szerzej opisaliśmy również w artykule KSeF nie tworzy chaosu w firmach. Pokazuje, gdzie chaos już był.

Warto również wcześniej przygotować sam sposób pracy z dokumentami, obiegiem kosztów i odpowiedzialnością za faktury po wdrożeniu obowiązkowego e-fakturowania. Pisaliśmy o tym szerzej także w artykule Jak przygotować firmę do KSeF.

Firmy coraz częściej muszą działać jak większe organizacje

To prawdopodobnie jedna z największych zmian ostatnich lat. Bo jeszcze niedawno mała firma mogła funkcjonować bardzo „lekko” operacyjnie. Dziś coraz częściej nawet kilkuosobowe biznesy zaczynają potrzebować:

• uporządkowanego obiegu dokumentów,
• centralizacji danych,
• automatyzacji procesów,
• kontroli kosztów,
• i większej widoczności zobowiązań.

Nie dlatego, że nagle stały się korporacjami. Po prostu środowisko regulacyjne i podatkowe coraz mniej pozwala na ręczne, improwizowane zarządzanie dokumentami.

Największy problem? Wiele firm zacznie porządkować proces dopiero wtedy, gdy będzie musiało

To bardzo częsty mechanizm. Dopóki firma działa „w miarę normalnie”, rozproszony obieg dokumentów wydaje się możliwy do kontrolowania. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy:

• liczba dokumentów rośnie,
• pojawiają się nowe obowiązki,
• zmieniają się przepisy,
• firma zaczyna działać szybciej,
• albo konieczne staje się szybkie odtworzenie historii dokumentów i kosztów.

I właśnie wtedy okazuje się, że największym problemem nie jest sam system KSeF. Problemem jest brak uporządkowanego procesu wokół dokumentów i finansów.

KSeF jest częścią dużo większej zmiany

KSeF nie jest dziś wyłącznie projektem technologicznym ani „kolejnym obowiązkiem podatkowym”. To część dużo większej zmiany, w której:

• dokumenty stają się coraz bardziej cyfrowe,
• procesy coraz bardziej widoczne,
• a improwizowany obieg informacji coraz trudniejszy do utrzymania.

I właśnie dlatego coraz większą przewagę będą miały firmy, które wcześniej uporządkują:

• dokumenty,
• akceptacje,
• odpowiedzialność,
• obieg informacji,
• i kontrolę finansową.

Bo w najbliższych latach przewagę coraz częściej będą budowały nie tylko firmy sprzedające więcej. Coraz częściej będą ją budowały firmy działające bardziej uporządkowanie operacyjnie.

Zobacz także: Firmy coraz częściej przegrywają nie z rynkiem, tylko z formalnościami.