Wyższe koszty odwołań w przetargach. Czy firmy są finansowo gotowe na większe kontrakty publiczne?

Udział w zamówieniach publicznych może być dla firmy dużą szansą rozwojową. Większy kontrakt, stabilny zamawiający i przewidywalny zakres prac często wyglądają jak naturalny krok w stronę wzrostu. W praktyce przetarg publiczny wymaga jednak czegoś więcej niż dobrej oferty i konkurencyjnej ceny.

Firma musi być przygotowana finansowo jeszcze zanim podpisze umowę.

Ten temat wrócił przy okazji zapowiadanych zmian w Prawie zamówień publicznych. Jak opisywał Business Insider, koszt odwołania od rozstrzygnięcia przetargu przy największych inwestycjach może wzrosnąć z obecnych 20 tys. zł do nawet 150 tys. zł. Zmiany mają ograniczać nadużycia i odciążyć system odwoławczy, ale dla firm oznaczają też jedno: udział w większych postępowaniach może wymagać większego bufora gotówkowego.

Nie chodzi wyłącznie o samo odwołanie. To tylko jeden z kosztów, który dobrze pokazuje szerszy obraz. Zamówienia publiczne stają się coraz bardziej wymagające organizacyjnie, formalnie i finansowo. Dla wielu firm barierą nie jest brak kompetencji, ale brak środków, które pozwalają bezpiecznie przejść przez cały proces: od przygotowania oferty, przez zabezpieczenia i ewentualne spory, aż po realizację kontraktu.

Przetarg publiczny kosztuje zanim firma zacznie zarabiać

W dużym kontrakcie publicznym koszty pojawiają się znacznie wcześniej niż przychody. Firma musi zaangażować ludzi do analizy dokumentacji, przygotować ofertę, zebrać wymagane zaświadczenia, policzyć ryzyka, czasem skorzystać z pomocy prawnej, technicznej lub kosztorysowej.

Do tego mogą dojść koszty wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, gwarancji, ubezpieczeń, dokumentacji technicznej albo obsługi formalnej. Jeśli pojawia się spór o wynik postępowania, kolejnym kosztem może być odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.

Z perspektywy firmy to ważne, bo środki są angażowane jeszcze przed momentem, w którym kontrakt zaczyna generować przychód. Nawet wygrany przetarg nie oznacza natychmiastowej gotówki. Najpierw trzeba podpisać umowę, przygotować zasoby, rozpocząć realizację i ponieść pierwsze koszty. Płatności zwykle pojawiają się dopiero później, zgodnie z harmonogramem lub po wykonaniu określonych etapów.

Wyższy koszt odwołania to większe znaczenie decyzji finansowej

Odwołanie w przetargu nie jest codzienną decyzją operacyjną. Firma składa je wtedy, gdy uznaje, że wynik postępowania albo czynność zamawiającego wymaga weryfikacji. Do tej pory koszt takiej decyzji również był istotny, ale przy największych inwestycjach planowana podwyżka może sprawić, że próg wejścia stanie się znacznie wyższy.

Dla dużych podmiotów 150 tys. zł może być elementem kalkulacji ryzyka. Dla mniejszych i średnich firm taka kwota może już realnie wpływać na płynność. Zwłaszcza jeśli firma równolegle finansuje bieżącą działalność, wynagrodzenia, dostawców, inne kontrakty albo przygotowanie do realizacji zamówienia.

To nie oznacza, że każda firma powinna korzystać z odwołań. Oznacza raczej, że każda firma startująca w większych postępowaniach powinna wcześniej wiedzieć, czy ma środki na scenariusze inne niż idealny.

Bo w przetargach publicznych ryzyko finansowe nie zaczyna się dopiero po podpisaniu umowy. Zaczyna się już wtedy, gdy firma decyduje, że chce powalczyć o większy kontrakt.

Większy kontrakt publiczny może zwiększyć presję na płynność

Dla MŚP zamówienie publiczne bywa szansą na wejście na wyższy poziom działalności. Problem polega na tym, że większy kontrakt często wymaga większego zaangażowania kapitału obrotowego.

Firma może potrzebować środków na zakup materiałów, przygotowanie zaplecza, opłacenie podwykonawców, transport, logistykę, ludzi albo sprzęt. Jeżeli kontrakt jest etapowany, płatności mogą pojawiać się dopiero po zakończeniu określonych części prac. Jeżeli zamawiający przewiduje dłuższe terminy rozliczeń, firma przez pewien czas finansuje realizację z własnych środków.

W takim scenariuszu największym ryzykiem nie jest sam brak przychodów. Ryzykiem jest przesunięcie w czasie między kosztami a wpływami.

Na papierze kontrakt może wyglądać bardzo dobrze. Ma wartość, harmonogram i zamawiającego. W praktyce firma musi odpowiedzieć sobie na proste pytanie: czy mamy wystarczająco dużo gotówki, żeby spokojnie przejść od decyzji o starcie w przetargu do pierwszych realnych wpływów?

Samo wygranie przetargu nie wystarczy

Częstym błędem jest traktowanie wygranego przetargu jak rozwiązania problemu finansowego. Tymczasem podpisana umowa nie zawsze oznacza natychmiastową poprawę płynności. Czasem wręcz przeciwnie - przez pierwsze tygodnie lub miesiące może zwiększyć presję na gotówkę.

Firma, która wygrywa większe zamówienie, musi być gotowa na szybkie uruchomienie zasobów. Jeśli nie ma bufora, zaczyna finansować realizację kosztem innych płatności. Może opóźniać zobowiązania wobec dostawców, przesuwać inne projekty albo ograniczać elastyczność operacyjną.

Dlatego przed startem w większym postępowaniu warto sprawdzić nie tylko, czy firma spełnia warunki formalne i techniczne. Trzeba też ocenić, czy ma zdolność finansową do obsłużenia kontraktu.

W praktyce oznacza to kilka pytań: ile środków trzeba zaangażować przed pierwszą płatnością, jak długo firma będzie czekała na wpływy, jakie zobowiązania będą przypadały w tym samym czasie i czy ewentualne opóźnienie nie zaburzy całej działalności.

Jak przygotować firmę finansowo do większego przetargu?

Pierwszym krokiem jest policzenie kosztu udziału w postępowaniu. Chodzi nie tylko o cenę przygotowania oferty, ale też o czas zespołu, koszty dokumentów, doradców, zabezpieczeń, wadium i ewentualnego odwołania.

Drugim krokiem jest policzenie kosztu realizacji. Firma powinna wiedzieć, jakie wydatki pojawią się przed pierwszą płatnością od zamawiającego. Szczególnie ważne są koszty materiałów, pracy, podwykonawców, transportu i sprzętu.

Trzecim krokiem jest analiza harmonogramu płatności. Inaczej wygląda kontrakt, w którym zaliczka lub płatność etapowa pojawia się szybko, a inaczej taki, w którym większość środków trafia do firmy dopiero po zakończeniu większej części prac.

Czwartym krokiem jest ocena bufora. Firma powinna wiedzieć, czy w przypadku opóźnienia, sporu albo dodatkowego kosztu nadal będzie w stanie regulować bieżące zobowiązania.

Dopiero wtedy warto odpowiedzieć na pytanie, czy firma finansuje projekt z własnych środków, czy potrzebuje dodatkowego kapitału.

Kiedy finansowanie może pomóc?

Finansowanie nie musi być reakcją dopiero wtedy, gdy firma wygrała przetarg i zaczyna brakować jej środków. W wielu przypadkach lepiej potraktować je jako element przygotowania do większego kontraktu.

Jeśli firma wie, że realizacja zamówienia będzie wymagała wcześniejszego zakupu materiałów, opłacenia podwykonawców lub zabezpieczenia kosztów projektu, może rozważyć finansowanie kontraktowe. Takie rozwiązanie pomaga domknąć lukę między kosztami realizacji a późniejszym wpływem od zamawiającego.

Jeżeli firma planuje rozwój, zakup sprzętu lub zwiększenie skali działania, przydatna może być pożyczka na wzrost. W większych projektach, gdzie potrzebna jest wyższa kwota i firma może zaoferować zabezpieczenie, rozwiązaniem może być również pożyczka biznesowa zabezpieczona nieruchomością.

Najważniejsze jest jednak dopasowanie finansowania do celu. Innego rozwiązania potrzebuje firma, która chce sfinansować konkretny kontrakt. Innego firma, która buduje większy bufor na rozwój. Jeszcze innego przedsiębiorstwo, które potrzebuje kapitału pod zabezpieczenie większej inwestycji.

Przetarg publiczny to szansa, ale też test płynności

Zmiany w kosztach odwołań pokazują szerszy trend: udział w dużych zamówieniach publicznych wymaga coraz większej dojrzałości organizacyjnej i finansowej. Nie wystarczy znać rynek i mieć dobrą ofertę. Trzeba też umieć policzyć ryzyko, zabezpieczyć koszty i przygotować firmę na scenariusze, w których pieniądze wychodzą wcześniej, niż pojawiają się wpływy.

Dla MŚP to szczególnie ważne. Większy kontrakt publiczny może być szansą na rozwój, ale jeśli firma nie przygotuje płynności, ta sama szansa może szybko stać się źródłem presji.

Dlatego przed startem w dużym postępowaniu warto spojrzeć na przetarg nie tylko jak na możliwość sprzedaży, ale jak na projekt finansowy. Z kosztami, harmonogramem, ryzykiem i potrzebą kapitału na każdym etapie.

Chcesz przygotować firmę do większego kontraktu?

PaveNow pomaga firmom lepiej planować płynność i korzystać z finansowania wtedy, gdy większy kontrakt wymaga gotówki wcześniej niż pojawi się płatność od klienta lub zamawiającego. Sprawdź finansowanie dla firm, jeśli chcesz przygotować firmę do większego zamówienia, zabezpieczyć płynność albo dobrać rozwiązanie do konkretnego projektu.